Projektassistenz (m/w/d)

Die VDV-Akademie ist die Bildungspartnerin für die Unternehmen in der Mobilitätsbranche. Als Bildungseinrichtung im Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV) entwickeln wir Strategien, Konzepte und Angebote für die Weiterbildung der Beschäftigten. Jährlich setzen rund 6.000 Teilnehmende im Rahmen von Tagungen, Lehrgängen und Seminaren auf die Kompetenz und das Branchenwissen der Akademie. Verstärke unser innovatives Team.

Stellenbeschreibung
In Teilzeit (19,5h/Woche) suchen wir eine Projektassistenz (m/w/d) für das geförderte Projekt „Triale WBM-Offensive“. In diesem Projekt werden Weiterbildungsmentor*innen (WBM) in Verkehrsunternehmen qualifiziert und in einer Community begleitet.

Die Stelle ist im Rahmen der Projektlaufzeit befristet bis zum 30.06.2028.
Die Stelle wird nach TVöD Entgeltgruppe 11, Stufe 1 vergütet.
Arbeitsort ist unser Standort in Köln.

• Unterstützung der Projektleitung bei Finanzplanung, Budgetüberwachung und Finanzabrechnung gemäß den Förderrichtlinien
• Erstellung von Finanzberichten und Verwendungsnachweisen
• Vertragswesen (z. B. Honorar-, Kooperations- und Dienstleistungsverträge)
• Pflege der Projekt- und Ergebnisdokumentation (z. B. Protokolle, Ablagestrukturen, Fortschrittsberichte)
• Veranstaltungsmanagement und Begleitung von projektinternen Inhouse-Schulungen und Workshops
• Teilnehmendenmanagement (Anmeldungen, Kommunikation, Verwaltung der Teilnahmelisten)
• Dozierenden- und Referent*innenmanagement einschließlich Einladungen, Verträge, Absprache und Abrechnung
• Organisation und Abrechnung projektbezogener Dienstreisen für Projektbeteiligte

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder organisatorischen Bereich (z. B. Veranstaltungskaufleute, Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder gleichwertige Qualifikation mit nachweisbarer Berufserfahrung im Projekt- oder Finanzmanagement
• Berufserfahrung in der Projektverwaltung oder Drittmittelverwaltung
• Erfahrung in Projektorganisation, Budgetverwaltung und Berichtswesen
• Kenntnisse im öffentlichen Haushalts- und Zuwendungsrecht wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook) und ggf. Projektmanagement-Tools
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Selbstständigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zu gelegentlicher Reisetätigkeit