STELLENAUSSCHREIBUNG – VERWALTUNGSKRAFT (m/w/d)

Die pulse – Jugendhilfe GmbH ist eine klar strukturierte, hochprofessionelle Jugendhilfeeinrichtung mit
zwei vollstationären, heilpädagogischen Kinder- und Jugendwohngruppen im Raum Regensburg.
Wir betreuen unbegleitete minderjährige Ausländer und junge Volljährige im 24/7-Betrieb und arbeiten nach einem klaren, modernen Führungssystem (Steuern – Coachen – Controllen), das stabile, verlässliche und transparente Prozesse gewährleistet.
Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir eine strukturstarke, digital kompetente und absolut zuverlässige Verwaltungskraft, die unsere Hausleitungen und die Einrichtungsleitung professionell unterstützt.

• Ihre Rolle bei unsDie Verwaltungskraft ist ein zentrales Element unserer Organisationsstruktur.Sie arbeitet:- nicht pädagogisch,
• nicht im Gruppendienst,
• nicht entscheidend,
• nicht extern kommunizierend (außer ausdrücklich beauftragt),
• sondern ausschließlich administrativ, strukturiert und klar angebunden an die Hausleitungen und die Einrichtungsleitung.Ihre Aufgabe:Sie halten unsere Verwaltungsprozesse präzise, digital sauber, revisionssicher und verlässlich am Laufen.Ihre Aufgaben1. Digitale & analoge Klientenakten
• Pflege, Strukturierung und laufende Aktualisierung der digitalen Klientenakten (OneDrive)
• Sicherstellung der vollständigen Synchronität mit den analogen Akten
• korrekte Dateibenennung nach pulse-Standards
• Einfordern und Nachhalten fehlender Unterlagen
• 2. Mitarbeiterakten
• Pflege ausgewählter digitaler Mitarbeiterakten
• Ablage und Verwaltung von Bescheinigungen, Nachweisen und Dokumenten
• Sicherstellung eines revisionssicheren, strukturierten Aktenstandes
• 3. Kassenführung & geldbezogene Prozesse
• revisionssichere Führung der zentralen Kasse
• digitale Belegerfassung, Dokumentation & Abrechnung
• Auszahlung und Protokollierung von Taschengeld und Pauschalgeldern
• enge Abstimmung mit Bezugsbetreuern und den Hausleitungen
• 4. Aufenthalts- und Ausweisdokumentation
• Führung, Aktualisierung und Pflege verbindlicher Übersichtslisten
• Einfordern nötiger Dokumente
• Zuarbeit für behördliche Vorgänge
• externe Kommunikation nur auf Anweisung der Hausleitungen
• 5. Administrative Vorbereitung & Organisation
• Versand vorbereiteter Formulare, Fragebögen und Dokumente
• strukturierte Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse
• Zuarbeit bei terminbezogenen Abläufen (z. B. Gesundheitsamt)
• Dokumentenmanagement & E-Mail-Kommunikation innerhalb klarer CC-StrukturenIhre Rolle im FührungssystemUnser Führungssystem ist klar:
• Einrichtungsleitung → Hausleitungen → Mitarbeitende
• Als Verwaltungskraft arbeiten Sie:
• nicht autonom
• nicht leitend
• nicht entscheidend
• sondern klar angebunden, strukturiert und priorisiert in enger Kooperation mit den Hausleitungen und der Einrichtungsleitung.

• Ihr ProfilFachlich bringen Sie mit:- abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• sehr gute digitale Kenntnisse (Windows, MacOS, OneDrive, Word, Excel, PDF)
• präzise, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• sichere schriftliche und digitale Kommunikation
• Organisationsfähigkeit & sauberes ProzessdenkenPersönlich überzeugen Sie durch:- hohe Zuverlässigkeit & Verantwortungsbewusstsein
• klare Kommunikationskompetenz
• strukturierte Arbeitsweise & Temporesistenz
• Loyalität, Diskretion & professionelles Auftreten
• Freude an der Arbeit in klar definierten Strukturen
• stabile Persönlichkeit und sichere RollengrenzenFormal wünschenswert:- Führerschein Klasse B
• Erfahrung in Verwaltung / Büroorganisation
• Erfahrung im sozialen Bereich (kein Muss)