Teamassistent Immobilien (m/w/d)

Wir sind die Palladio Ruhr Zweite Verwaltungs GmbH ein Tochterunternehmen der Brost Stiftung, gegründet im Jahr 2011. Die Brost Stiftung zählt zu den bedeutenden Stiftungen in Deutschland. Wir verwalten rund 2.000 Wohn- und Gewerbeimmobilien in vier Bundesländer mit einem mit einem Gesamtwert im dreistelligen Millionenbereich. Seit 2023 liegt unser Fokus auf der Bestandsentwicklung und Modernisierung unserer Immobilien. Zusätzlich wird unser Immobilienbestand auch durch Neubauprojekte ergänzt. Parallel dazu treiben wir die Modernisierung unserer Büroorganisation und Arbeitsprozesse konsequent voran – mit dem Ziel, unsere Abläufe durch digitale Lösungen effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Zum nächstmöglichen Termin suchen wir einen

Teamassistenten Immobilien (m/w/d)

in Vollzeit.

• Sie unterstützen zuverlässig unser Objektmanager-Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Dazu gehören folgende Tätigkeiten:
• Eigenständige Abwicklung administrativer Aufgaben im Bereich der Digitalisierung, allgemeiner Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung interner Besprechungen
• Pflege interner Übersichtslisten, Bestandsunterlagen sowie unseres Immobilienverwaltungssystems
• Darüber hinaus übernehmen Sie vielfältige Aufgaben im Tagesgeschäft, darunter:
• Betreuung der Telefonzentrale
• Verwaltung des Fuhrparks
• Kassenführung und Bearbeitung von Kreditkartenabrechnungen
• Pflege von Gesellschafts-, Vertrags- und Versicherungsakten
• Organisation und Durchführung von Bestellungen
• Unterstützung im On- und Offboarding
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Vorbereitende Buchhaltung und Unterstützung bei Rechnungsfreigaben
• Terminabstimmungen und Reisebuchungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise als Bürokaufmann, Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder in einem vergleichbaren Beruf.
• Sie bringen fundierte Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit, gerne aus einem ähnlichen organisatorischen Umfeld.
• Erste Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich.
• Eine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine sichere Akten- und Datenpflege zeichnen Sie aus.
• Sie behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick, arbeiten serviceorientiert und treten stets freundlich und verbindlich auf.
• Sie verfügen über sehr gute MS-Office-365 Kenntnisse und bringen die Bereitschaft mit, sich in unser Immobilienverwaltungssystem realax einzuarbeiten.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein professionelles Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
• Eine ausgeprägte Teamorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit runden Ihr Profil ab.