Verwaltungsfachkraft (gn*) Assistenz der Bereichsleitungen

Das Oberlinhaus ist ein diakonisches Unternehmen mit Hauptsitz in Potsdam. In seinen Gesellschaften arbeiten über 2.300 Mitarbeitende in den Bereichen Teilhabe, Gesundheit, Bildung und Arbeit – getragen von christlichen Werten und mit fachlicher Kompetenz.
Eine dieser Gesellschaften ist die Lebenswelten im Oberlinhaus, in welcher verschiedenste Leistungen der Jugendhilfe und der Teilhabe für Menschen mit Beeinträchtigung angeboten werden. Fachkräfte verschiedener Professionen begleiten Kinder, Jugendliche und erwachsene Menschen in ihren verschiedenen Lebensphasen - in Kitas, Familienberatungsstellen, persönlicher Assistenz, (Früh-)Förderung, Wohnangeboten und ambulanter Pflege. Die besondere fachliche Expertise liegt in der spezifischen Unterstützung von Menschen mit Autismus, Taubblindheit sowie geistiger oder körperlicher Behinderung - an Standorten in Potsdam, Berlin und Brandenburg.
Verstärken Sie unser Team zum nächst möglichen Zeitpunkt als
Verwaltungsfachkraft (gn*) in der Funktion der Assistenz der Bereichsleitungen

• Dokumentenerstellung: Sie formatieren Anschreiben, Konzeptionen, Vertragsentwürfe und sonstige Schriftstücke sorgfältig und gemäß den vorgegebenen Standards.
• Datenmanagement: Sie pflegen systematisch und nachvollziehbar die Dateiablage in den verschiedenen Systemen entsprechend der Vorgaben.
• Termine und Veranstaltungen: Sie bereiten Termine der Bereichsleitungen umfassend vor und nach und wirken bei der Organisation vonVeranstaltungen mit.
• Auswertung: Sie erstellen Statistiken und Serienbriefe für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich.
• Aktenverwaltung: Sie passen die Aktenorganisation in allen Dienststellen des Bereichs gemäß dem jeweils gültigen Aktenplan des Oberlinhaus an.
• Berichtswesen: Sie nehmen die Berichtspflicht gegenüber Ihrer bzw. Ihrem Dienstvorgesetzten gewissenhaft wahr.
• Kontakt: Sie fungieren als Ansprechpartnerin für interne und externe Partner bzgl. Anfragen die Bereichsleitungen betreffend und bedienen die zentralen Kontaktmöglichkeiten (z.B. digitale wie analoge Post, Telefon). Dabei arbeiten Sie eng mit dem Sekretariat der Geschäftsleitung zusammen.
• Arbeitsweise: Sie erledigen alle Aufgaben selbstständig, verantwortungsvoll und mit Umsicht.
• Qualitätsmanagement: Sie finalisieren Dokumente in Vorbereitung zur Freigabe.

• Qualifikation: Sie verfügen über eine mindestens zweijährige kaufmännische oder verwaltungstechnische abgeschlossen Ausbildung.
• Spezialkenntnisse: Sie beherrschen den sicheren Umgang mit den MS Office-Anwendungen und wenden diese routiniert im Arbeitsalltag an.
• Sprachkompetenz: Sie gehen sicher mit der deutschen Schriftsprache um und achten auf eine präzise und fehlerfreie Ausdrucksweise.
• Werteorientierung: Sie besitzen eine positive Einstellung zu unserem diakonischen Auftrag und unseren Werten.