Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am Biochemie-Zentrum der Universität Heidelberg (BZH) suchen wir ab 01. März 2026 einen/eine

Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

Teilzeit 19,75 Stunden/Woche

Die BZH-Verwaltung nimmt ein breites Spektrum an zentralen Aufgaben am BZH wahr und ist Anlaufpunkt für unterschiedlichste Ansprechpartner*innen. Das macht die Arbeit vielseitig und interessant und ermöglicht einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung.

• Aufgaben im Finanzbereich (z. B. Rechnungsbearbeitung im eRechnungssystem, Führen von Excel-Listen zur Ausgabenüberwachung, Inventarisierung von Geräten)
• Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung von Seminaren und Veranstaltungen
• Pflege und Betreuung der Homepage des BZH
• Telefonbeauftragte*r und Ansprechpartner*in für alle Telefonangelegenheiten
• Führen und Überwachen der zentralen Schlüssel- und Schließkartenliste, Ausgabe von Schlüsseln und Schließkarten
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, die sich das Verwaltungsteam nach vorheriger Absprache untereinander aufteilt
• Zusammenarbeit mit den anderen Sekretariaten des BZH

• Eine kaufmännische Berufsausbildung oder eine andere Ausbildung in Verbindung mit kaufmännischer Berufserfahrung und möglichst eine mehrjährige verantwortliche Berufserfahrung in einem für die Stelle hilfreichen Tätigkeitsfeld (vorzugsweise im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit dem Office-Paket (v. a. Excel und Word), Mail und Internet
• Offenheit für den Umgang mit neuen Medien
• Die Fähigkeit zum eigenständigen, sorgfältigen und vorausschauenden Arbeiten
• Freundliches und verbindliches Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe, Engagement, Belastbarkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Organisationstalent