Senior Project Manager - Event (m/w/d)

Senior Project Manager - Event (m/w/d)

Das Owners Forum ist ein Netzwerk führender internationaler Familienunternehmen.

Die Mitglieder unseres Netzwerkes gehören zu den führenden Familien ihres jeweiligen Landes und werden ausschließlich durch ihre Eigentümer: innen vertreten. Neben Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum nimmt das Forum globale wirtschaftliche Themen in den Blick und fördert den persönlichen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten.

Etwa 8-mal im Jahr versammeln sich die Mitglieder unseres Netzwerks zu Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftshubs und spannenden Orten wie Seoul, Singapur, Kapstadt, New York, Paris oder London.

Zur Verstärkung unseres Organisationsteams suchen wir eine*n Senior Project Manager*in für unser Event-Team in Berlin, der*die uns bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen unterstützt.

Besetzung der Stelle: ab sofort bzw. je nach Verfügbarkeit

• In Vorbereitung der Foren
• Erstellung und Pflege von Projektplänen und Budgets
• Recherche von logistischen Lösungen für die Veranstaltungsorganisation im In- und Ausland
• Einholung von Angeboten und Verhandlung mit internationalen Dienstleistern
• Verhandlungsführung und Abschluss von Projektverträgen mit 5-Sterne-Hotels im In- und Ausland
• Kommunikation, Abstimmung und Umsetzung von Projektdetails im Team sowie mit nationalen und internationalen Dienstleistern und Partnern
• Vollumfängliche Organisation von Teamreisen zu den Veranstaltungsorten im In- und Ausland (u.a. Flüge, Visa, Unterkunft, Verpflegung)
• Einkauf sowie Logistikorganisation aller für die Veranstaltungen zu verfrachtenden Materialien
• Konzeption und Durchführung von internen Team-Schulungen und Briefings im Rahmen der Forenvorbereitung
• Ggf. Begleitung von Junior Project Manager: innen / Werkstudenten: innen
• Auf den Foren
• Im Wechsel mit Kollegen/innen des Event-Teams Leitung des Gesamtteams vor Ort (ca. 10-15 Personen, je nach Event) oder Verantwortung für einen Teilbereich der Forenumsetzung
• In der Nachbereitung der Foren
• Evaluation der Prozesse und Aktualisierung von Leitfäden für die einzelnen Teilbereiche der Forumsorganisation

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine entsprechende Qualifikation
• Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung auf entsprechendem Level im internationalen Eventmanagement und/oder der Spitzen-Hotellerie
• Sie schreiben und sprechen fließend Deutsch und Englisch (je B2/C1-Niveau)
• Sie bringen eine hohe Lernbereitschaft mit sowie eine Bereitschaft, sich die Prozesse und Arbeitsweisen des Owners Forums anzueignen
• Sie bringen eine hohe Reisebereitschaft mit (das Event-Team arbeitet etwa 8 Mal im Jahr für bis zu 8 Tage im Ausland)
• Sie sind belastbar und zuverlässig
• Sie können eine Vielzahl paralleler Aufgaben gleichzeitig jonglieren, und eine Hands-on-Mentalität zeichnet Sie aus
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit, gutes Selbstmanagement und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sie haben einen Blick fürs Detail und arbeiten sehr genau
• Sie haben bereits Erfahrung im Anleiten von Projektteams
• Sie bewahren auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf