Mitarbeiter/in für das kaufmännische Sekretariat (m/w/d)

Wir sind eine inhabergeführte, mittelständische Unternehmensgruppe, die seit über 60 Jahren auf dem Berliner Immobilienmarkt tätig ist und die sich auf die Entwicklung, Verwaltung und Vermietung von eigenen Bestandsimmobilien spezialisiert hat. Den Schwerpunkt bilden hier insbesondere Büro- und Einzelhandelsflächen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für das Center Management des Europa Centers und unserer Hausverwaltung zum frühestmöglichen Eintrittstermin

eine/n Mitarbeiter/in für das kaufmännische Sekretariat (m/w/d)
befristet auf 2 Jahre mit einer Option auf Übernahme in ein festes Arbeitsverhältnis
Vollzeit /Teilzeit

• Unterstützung des Center Managements in allen Aufgabenbereichen
• Vertretung des technischen Sekretariats
• Umsetzung der digitalen, schriftlichen und mündlichen Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Behörden und der Unternehmenszentrale
• Erste Ansprechpartner/in und Empfang sowie Betreuung von Mietern und Geschäftspartnern
• Zuarbeit bei der Erstellung von Mietverträgen und Nachträgen
• Monitoring von vertragsrelevanten Fristen und Terminen
• Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung
• Führen und Abrechnen einer Handkasse
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Versammlungen
• Erledigung allgemeiner Büroarbeiten sowie Ablage und Archivierung
• Projektbezogene Assistenzaufgaben
• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

• Ausbildung zur Bürokauffrau oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Immobilienbereich
• Freude an der Arbeit im Team
• Flexibilität und Organisationstalent
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Englisch erwünscht
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, OneNote)
• Ein hohes Maß an Dienstleistungsbereitschaft und Kundenorientierung
• Neugierde für Themen des Einzelhandles und der Immobilienbranche