Assistenz der Geschäftsführung / Personalmanagement (m/w/d)

Du bist der erste Eindruck – und oft auch die wichtigste Schnittstelle.

Wenn bei uns das Telefon klingelt, ein Kunde unangekündigt vor der Tür steht oder intern eine Frage „mal schnell“ geklärt werden muss, dann läuft vieles bei dir zusammen. Du gibst unserem Unternehmen Struktur, Verlässlichkeit – und ein menschliches Gesicht nach außen.

Bei der Wälzlagertechnik GmbH in Dresden (Industrieumfeld, familiär, pragmatisch) suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation liebtDiskretion lebt , un mit Menschen kann d .

• ### Geschäftsführung & Office-Organisation
• Administrative und persönliche Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• E-Mail- und Telefonkorrespondenz, Steuerung des Schriftverkehrs, Ablage/Dokumentenmanagement
• Termin- und Fristenmanagement, Koordination von internen und externen Themen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (Agenda, Protokoll, To-dos, Nachhalten)
• Eigenverantwortliche Organisation des Büros (Ordnung, Material, Prozesse, reibungslose Abläufe)
• ### Repräsentation & „erster Eindruck“
• Hier ist Professionalität und Herz
• Du sorgst dafür, dass Anrufer sich ernstgenommen fühlen – freundlich, klar, lösungsorientiert
• Du bist die verlässliche Drehscheibe zwischen Team, Geschäftsführung und externen Kontakten
• ### Personalmanagement (ohne „Konzernbürokratie“, dafür mit Verantwortung)
• Da wir keine eigene HR-Abteilung haben, übernimmst du einen großen Teil der operativen Personalarbeit:
• Pflege und Verwaltung von Personalunterlagen, Bescheinigungen, Dokumenten und Fristen
• Koordination von Urlaubsanträgen, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen
• Unterstützung im Recruiting: Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation, Terminierung
• Onboarding & Offboarding (Checklisten, Zugänge, Unterlagen, Abstimmung intern/extern)
• Vorbereitung/Zusammenstellung von lohnrelevanten Unterlagen für Steuerbüro/Abrechnung
• Für die tägliche Personalarbeit nutzen wir Personio (u. a. Abwesenheiten, Stammdaten, Dokumente, Workflows) – das macht vieles einfacher und sorgt für klare Prozesse.
• ### Zusätzlich (je nach Erfahrung)
• Organisation von Kunden- und Mitarbeiterevents
• Vertretung in der Finanzbuchhaltung, z. B. Rechnungserfassung / vorbereitende Tätigkeiten

• Erfahrung als Assistenz, Office-Management, HR-Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• zu Ende
• Du kommunizierst freundlich, professionell und empathisch – auch wenn’s mal hektisch wird
• Du kannst diskret mit sensiblen Themen umgehen (Personal, Finanzen, interne Anliegen)
• Sicherer Umgang mit MS Office (oder vergleichbar), digitale Ablage & Kalender sind dein Zuhause
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Pluspunkte (kein Muss):