Teamassistenz Eventmanagement (m/w/d) für die Abteilung Programm & Veranstaltung Vollzeit / Teilzeit

Die Stiftung Planetarium Berlin vereint die astronomischen Einrichtungen Berlins. Die Archenhold-Sternwarte, sowie die Wilhelm-Foerster-Sternwarte zählen zu den traditionsreichsten Volkssternwarten Deutschlands, während das Planetarium am Insulaner und das Zeiss-Großplanetarium als modernste Wissenschaftstheater Europas relevante und innovative Vermittlungsformen anbieten. Die Stiftung Planetarium Berlin verfolgt dabei für jährlich über 400.000 Besucher*innen einen klaren Bildungsauftrag durch die didaktisch angemessene und moderne Vermittlung von naturwissenschaftlichem Wissen.

• Unterstützung der Projektteams bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, einschließlich Einholung und Bearbeitung von Angeboten sowie Vorbereitung von Bedarfsmeldungen und Vergabevermerken, Vertragsverwaltung.
• Zuarbeit bei der logistischen Organisation, wie Transport, Catering, Technik und Helfer*innen.
• Allgemeines Büromanagement, einschließlich Termin- und Kalenderkoordination, Postbearbeitung sowie Bearbeitung und Koordination eingehender und ausgehender Kommunikation.
• Planung, Organisation und Umsetzung kleinerer Veranstaltungen und Vermietungen, einschließlich der Betreuung vor Ort.
• Koordination externer Partner*innen, Dienstleister*innen, Künstler*innen, Kooperationspartner*innen und weiterer Institutionen.
• Zusammenarbeit mit dem Besucherservice; Verwaltung von Daten wie Besucherzahlen, Umsätzen und Ausgaben.
• Vorbereitende Tätigkeiten für Finanzbuchhaltung und Einkauf; Versand erstellter Rechnungen sowie Unterstützung bei der Klärung entsprechender Rückfragen.
• Verwaltung von Gäste- und Einladungslisten, einschließlich Pflege der Gästelisten, Versand von Einladungen und Pflege der Kontaktdatenbank.
• Mitarbeit in der Qualitätssicherung.
• Unterstützung bei der Teamorganisation sowie Pflege interner Kommunikationsplattformen.

• Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau oder ähnlichem kaufmännischem Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Eventmanagement, idealerweise im Bereich Projektmanagement und -verwaltung.
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz.
• Erfahrung in der Büroorganisation, Terminplanung und allgemeinen administrativen Aufgaben.
• Kenntnisse über die Abläufe im Veranstaltungsmanagement und in der Betreuung von Veranstaltungen.
• Kenntnisse in Einkauf und Buchhaltung.
• Grundkenntnisse im Projektmanagement.
• Grundkenntnisse der Vergabe von öffentlichen Geldern.
• Grundkenntnisse im Bereich Controlling öffentlicher Einrichtungen.
• Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (NextCloud, MS-Office – insbesondere Excel, Outlook, Powerpoint, Word).
• Grundkenntnisse DATEV wären von Vorteil.
• Erste Kontakte mit Projektmanagementtools und ERP-Systemen.
• Berufserfahrung in Veranstaltungsstätten.
• Hervorragende Deutschkenntnisse.
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1 in Wort und Schrift).
• Führerschein Klasse B.

• 30 Urlaubstage
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Gute Verkehrsanbindung
• Home-Office möglich
• Jahressonderzahlung
• JobTicket
• Monetäre Leistungen
• Öffentliche Anbindung
• Sonderzahlungen
• Tarifvergütung
• Urlaub >= 30 Tage
• Weiterbildungen
• Weiterentwicklung
• Work-Life-Balance