Assistenz der Abteilungsleitung Beschaffung (w/m/d)

Die Universität Mannheim ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Insbesondere die Wirtschafts- und Sozialwissenschaften gehören national und international zur Spitzengruppe. Ihren über 2.600 Beschäftigten bietet die Uni Mannheim ein spannendes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits.

Die Stabsabteilung Beschaffung ist als Stabsstelle mit durchschnittlich elf Beschäftigten direkt der Kanzlerin als Verwaltungsleitung zugeordnet. Sie unterstützt die universitären Einrichtungen bei der vergaberechtskonformen Beschaffung ihrer Bedarfe. Sie führt auf Antrag Direktaufträge / Bestellungen (ab 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer) und formelle Vergabeverfahren / Ausschreibungen durch, schließt Rahmenverträge ab und berät die dezentralen Einrichtungen bei vergaberechtlichen Fragen. Darüber hinaus ist sie Ansprechpartnerin für Fragen zum inneruniversitären Beschaffungswesen und führt Schulungen dazu und zur Beschaffung mit dem an der Universität eingesetzten Bestellsystem durch.

In der Stabsabteilung Beschaffung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vollzeitstelle als

Assistenz der Stabsabteilungsleitung (w/m/d)

zu besetzen.

Wir suchen für die Vakanz in unserem Team eine passende Nachfolge und Verstärkung.

Eckdaten

Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Befristung: unbefristet
Eingruppierung: bis E 6 TV-L BW
Stunden/Woche: 39,5 Stunden, die Stelle ist grundsätzlich teilbar
Arbeitsort: Mannheim, Innenstadt
Bewerbungsfrist: 12.01.2026
Referenznummer: Besch.S

• Die Arbeitsaufgaben der Assistenz umfassen allgemeine Sekretariatstätigkeiten für die Stabsabteilung und dessen Leitung sowie Mitarbeit im Team Frontoffice wie u. a.:
• Zentrale Ansprechperson für allgemeine Anliegen an die Stabsabteilung Beschaffung von internen und externen Kund*innen sowie Lieferant*innen;
• Besondere Unterstützungstätigkeiten des Stabsabteilungsleiters aufgrund dessen Seheinschränkung (u. a. Vorlesen und Digitalisieren von Schriftstücken);
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination, Dienstreiseplanung, Schriftverkehr, Postsortierung, Schlüssel- und Tresorverwaltung, Unterstützungs­tätigkeiten, Ablage);
• Personalverwaltung (u. a. Entgegennahme Krankmeldungen, Pflege Abwesenheits­kalender, Einstellungsanträge, Onboarding neuer Mitarbeitenden);
• Pflege der Webseite sowie der umfangreichen Intranetseiten sowie des internen Wikis der Stabsabteilung Beschaffung;
• Mitarbeit im Frontoffice, insbesondere bei Prüfung von Bestellungen und Rechnungen.

• Unser Anforderungsprofil sieht wie folgt aus:
• eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung;
• mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat / Vorzimmer / als Assistenz;
• Teamfähigkeit, Organisationstalent und -freude, kaufmännische Kenntnisse sowie gutes Zeitmanagement;
• sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Standardprogrammen (MS Office-Produkte und hier insbesondere Outlook, Word und Teams).