Office Assistant (m/w/d)

Als dynamisch wachsendes Pharmaunternehmen setzen wir uns für das wertvollste Gut der Menschen ein – die Gesundheit. Weltweit arbeiten wir mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden für das vereinte Ziel, die Lebensqualität von Patienten (m/w/d) zu verbessern. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung, den Vertrieb und die Vermarktung von pharmazeutischen Produkten und Diagnostika in den Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie. Unsere Arbeit ist weitaus mehr als ein Job: Wir wollen wirklich etwas bewirken.

An unserem Standort Wedel bei Hamburg suchen wir genau Sie als Office Assistant (m/w/d).

Die Stelle ist in Teilzeit (25 Wochenstunden) zu besetzen.

• Administrative Unterstützung der Global-Brand-Teams im Hin­blick auf organisatorische Abläufe, insbesondere Meeting-Organi­sation
• Auftragsbasierte Abwicklung der Reise­organisation sowie Buchung und abschließende Abrechnung für die Global-Brand-Lead­funktionen
• Organisatorische Begleitung der regel­mäßigen europaweit statt­findenden Gliolan-Zertifizierungs­kurse (in Vertretung), Betreuung der Teil­nehmenden im Hinblick auf Registrierung und Unter­bringung sowie Ausstellung der Zertifikate
• Buchhalterische Sachbearbeitung, z. B. Rechnungs­prüfung, Kontierung, Mahn­wesen und Provisions­abrechnung
• Organisation von Kundenbesuchen, Koordination interner Schulungen, inklusive Betreuung der Auszubildenden, sowie Vorbereitung und Protokollierung von Meetings
• Bereitstellung von Dokumenten und Erstellung von Präsen­tationen nach Bedarf

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Office Management / Büromanagement mit mehrjähriger Berufserfahrung oder ähnliche Qualifikation
• Langjährige Praxis in einer Assistenzfunktion von Vorteil
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Fähigkeit zur Koordination komplexer Arbeitsabläufe
• Kommunikationsstärke und proaktives, offenes Vorgehen
• Teamgeist sowie eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise