Assistent:in Leitungsbüro (m/w/d)

Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft ! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.

Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 47 500 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Assistent:in Leitungsbüro (m/w/d)

• Gemeinsam mit zwei Kolleginnen übernehmen Sie die Assistenz und Bürosachbearbeitung im Büro des Präsidenten und der Geschäftsführung, und unterstützen damit das Führungsduo in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der Helmholtz-Gemeinschaft. Sie arbeiten dem Präsidenten, der Geschäftsführung und deren Chief of Staff direkt zu.
• Dies beinhaltet u. a.:
• Organisation und Strukturierung eines reibungslosen Ablaufs im Präsidial- und Geschäftsführungsbüro
• Verantwortung für das Termin- und Reisemanagement im In- und Ausland
• Selbstständige Vorbereitung von unterschriftsreifer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Beantwortung und Weiterleitung von Routinefragen und -Korrespondenz
• Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen
• Adressdatenbankmanagement
• Veranstaltungsmanagement für kleine Events

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Vorstands- oder Leitungsebene
• Sie weisen fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf
• Sie sind sehr versiert im Umgang mit moderner elektronischer Kommunikation und Büroverwaltung
• Eine starke Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit zeichnet Sie aus
• Hohe zeitliche Flexibilität ist für Sie selbstverständlich
• Ihre proaktive Arbeitsweise ist durch hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Belastungsfähigkeit gekennzeichnet
• Hohe kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe mit einer sorgfältigen und selbstständigen Arbeitsweise gehören zu Ihren Stärken
• Sie setzen Prioritäten, arbeiten stets lösungsorientiert und haben einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Tätigkeiten
• Ein diskreter Umgang mit vertraulichen Daten ist für Sie selbstverständlich