Personal Assistant / Assistenz / Referent der Direktion der IT-Abteilung (m/w/d)

Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!

Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.

Für unsere Direktoren der IT-Abteilung suchen wir für den Standort in Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und unbefristet , einen Personal Assistant / Assistenz IT (m/w/d) .

• Verantwortung für die organisatorische und administrative Unterstützung der Direktoren sowie der gesamten Abteilung und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Eigenständige Koordination und Steuerung interner und externer Termine sowie vollständige Organisation von Dienstreisen, inklusive Planung, Abstimmung und Abrechnung
• Professionelle Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Erstellung von To-do-Übersichten, Protokollen und belastbaren Ergebnisdokumentationen
• Ausarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen sowie Erstellung aussagekräftiger Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
• Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung und Abstimmung von Texten sowie strukturierte Pflege und Weiterentwicklung der internen Kommunikationsprozesse der Abteilung
• Unterstützung im Budgetmanagement, inklusive Vorbereitung von Übersichten, Abgleiche und Monitoring
• Recherche, Aufbereitung und Analyse relevanter Informationen sowie Erstellung adressatengerechter Berichte, Auswertungen und Management-Reports
• Aktive Mitarbeit in Projekten, inklusive Übernahme eigener Arbeitspakete und Abstimmungen mit internen Schnittstellen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Fachwirt) oder einschlägiges Studium (Bachelor), idealerweise mit administrativem oder wirtschaftlichem Schwerpunkt
• Mehrjährige, nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Executive-Management, idealerweise im IT- oder technologischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sicher in professioneller Kommunikation
• Exzellente MS Office-Kompetenzen, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie routinierter Umgang mit digitalen Tools
• Erste Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil und erleichtern den Einstieg
• Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und ein hohes Engagement
• Sie zeichnen sich durch schnelle Auffassungsgabe, analytisches und vernetztes Denken sowie eine proaktive Arbeitsweise aus