Referent*in Geschäftsleitung/Vertrieb (w/m/d)

Wir suchen helle Köpfe, die mitgestalten wollen, auf Augenhöhe kommunizieren und selbst Verantwortung übernehmen möchten!

Ab sofort suchen wir für unseren Standort in Mannheim:

Referent*in Geschäftsleitung/Vertrieb (w/m/d)
Voll- oder Teilzeit (ab 30 Stunden)

Metecon ist strategischer Partner für Medizinproduktehersteller und unterstützt diese bei der Dokumentation und Zulassung ihrer Medizinprodukte und IVD. Mit unseren Dienstleistungen ermöglichen und sichern wir für unsere Kunden den regulatorischen Marktzugang und die Verkaufsfähigkeit ihrer Produkte in den jeweiligen Zielmärkten. Wir verstehen uns als Prozessbegleiter, Ermöglicher und Entwicklungspartner unserer Kunden – für eine wirtschaftliche, flexible und sichere Entwicklung und Pflege von Medizinprodukten. Wenn die regulatorischen Anforderungen erfüllt sind, kommen wir unserem Ziel einen entscheidenden Schritt näher: Sichere Medizinprodukte für alle.

Du möchtest Verantwortung übernehmen, vorausschauend handeln und bist in der Lage, Geschäftsführung und Vertrieb gleichermaßen den Rücken freizuhalten? Wir suchen eine erfahrene, organisierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sowohl operativ als auch strategisch mit anpackt.

• In dieser Position bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle der Geschäftsführung. Du entlastest die GF im Tagesgeschäft und bei Kernaufgaben, koordinierst Termine und Informationen zwischen Geschäftsführung und Vertrieb und stellst eine saubere Dokumentation sicher. Du leitest die Administration und bist verantwortlich für die kontinuierliche Verbesserung der administrativen Abläufe im Unternehmen.
• Support Geschäftsleitung
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung als organisatorischer Sparringspartner
• Durchführung, Strukturierung, Priorisierung und Nachverfolgung von To-dos, Terminen und Projekten der Geschäftsleitung
• Vorbereitungen von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Auswertungen
• Koordination und Dokumentation von Meetings (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Unterstützung im Finanzcontrolling (Budgetübersicht, Soll-Ist-Vergleiche, Reports)
• Vertragsmanagement: Erstellung, Prüfung, Ablage und Fristenüberwachung
• Vorbereitende Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro
• Professionelle interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Support Vertrieb
• Auftragserfassung, Fakturierung und Forderungsmanagement
• Erstellung von Kundenanalysen, Auswertungen für die Vertriebsleitung
• Administration
• Organisation, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung administrativer Abläufe
• Analyse, Optimierung und Einführung effizienter Prozesse, Abläufe und Tools
• Unterstützung der operativen Bereiche mit effizienten administrativen Abläufen
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen

• Ein abgeschlossenes wirtschaftliches Studium, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle oder als erfahrene Assistenz mit Potenzial zum Referenten/zur Referentin
• Ein gutes Zahlenverständnis und Freude an effizienten Abläufen
• Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit ERP-Systemen, sowie Affinität zu digitalen Lösungen
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Analytisches Denken, hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hands-on-Mentalität: Du erledigst auch Routineaufgaben zuverlässig, denkst aber immer einen Schritt weiter
• Hohe Motivation, schnelle Auffassungsgabe und Freude daran, Strukturen zu entwickeln
• Kommunikationsstärke, souveränes Auftreten und Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse