Sekretärin/Sekretär (w, m, d)

Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.

Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 310.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit!

Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Werdau

eine/einen

Sekretärin/Sekretär (w, m, d)

unter der Kennziffer 05/2026/DI im

Jugend, Soziales und Bildung

für das

Jugendamt

• Ihr Aufgabengebiet:
• Sie betreuen in Ihrer Funktion das Sekretariat der Amtsleitung Jugendamt.
• Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende:
• im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Telefondienst; Informations- und Auskunftserteilung
• Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle im Amt
• Sitzungs- bzw. Beratungsunterlagen u. ä. vorbereiten und zusammenstellen
• Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen und Erstellung von Serienbriefen u. ä.
• formelle Überarbeitung von Handouts, Präsentationen und Vorlagen
• Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben, Dokumenten und Dateien
• Erstellung von Mehrfertigungen, Kopien und Auszügen
• Betreuung und Organisation von Umläufen im Amt (Zeitschriften, Literatur, Rundschreiben u. a.)
• Literaturbestellung -abbestellung, -verteilung, und -verleih sowie Registratur
• bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
• Organisation von Besprechungen, Einladen der Teilnehmer, Reservierung des Beratungsraums und Bewirtung von Gästen
• Unterlagen vorbereiten und zusammenstellen
• Teilnahme an Beratungen, Besprechungen bzw. Sitzungen
• protokollieren und fertigen von Mitschriften und/oder Tonaufzeichnungen
• anfertigen von Protokollen und Niederschriften
• einholen erforderlicher Unterschriften
• ablegen, vervielfältigen, versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
• zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:
• Post holen, Mails sichten, Faxe entgegennehmen
• sichten aller Eingänge, Eintragungen im Postbuch, Verteilung entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
• Weiterleitung bei Nichtzuständigkeit, Klärung von Irrläufern
• Eintragungen im Postbuch
• Kontrolle der Wiedervorlagen u. a. Bearbeitungsvermerke
• Bearbeitung Postausgang
• in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:
• Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
• terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
• Meldung durchzuführender Reparaturen (z.B. Kopierer, Geräte)
• themengebundene Recherchen im Internet

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine andere vergleichbare und geeignete Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
• sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (Deutsch Niveau C 2)
• höfliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
• sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin- und Aufgabenorganisation
• Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw