Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d)

Unsere Mandantin ist ein mittelständisches Unternehmen aus dem bau- und handwerksnahen Umfeld mit klaren Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einer werteorientierten Unternehmenskultur.

Zur Verstärkung der Verwaltung suchen wir zwei zuverlässige Persönlichkeiten für den Bereich Personal und Administration oder Finanzen in flexibler Teilzeit. Die Position ist zentral in der Verwaltung angesiedelt und übernimmt eigenverantwortlich Aufgaben an der Schnittstelle von Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Administration.

• Bereich Personal:
• Personaladministration: Laufende Personalverwaltung, Pflege der Personalstammdaten sowie sorgfältige Führung der Personalakten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Eigenständige Vorbereitung der Entgeltabrechnung sowie Sicherstellung der termingerechten Abwicklung in enger Zusammenarbeit mit der externen Steuerberatung
• Sozial- und Meldewesen: Erstellung von Meldungen an Sozialversicherungsträger und Behörden, Bearbeitung von Bescheinigungen sowie Korrespondenz mit externen Stellen
• Zeitwirtschaft: Betreuung des Zeiterfassungssystems, Prüfung und Auswertung von Arbeitszeiten, Urlauben, Fehlzeiten und Überstunden
• Allgemeine Verwaltung: Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft zur Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe
• Bereich Finanzen:
• Finanzbuchhaltung: Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Mitwirkung beim Zahlungsverkehr, Unterstützung im Mahnwesen sowie Zuarbeit bei Abschlussarbeiten
• Anlagenbuchhaltung: Unterstützung bei anlagenbuchhalterischen Themen im Rahmen der laufenden Finanzprozesse
• Reisekosten und Spesen: Prüfung und Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen gemäß interner Vorgaben
• Kostenrechnung und Controlling: Mitwirkung bei der Kostenrechnung, Unterstützung im Controlling sowie Erstellung von Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung, im Personalbereich oder in der Buchhaltung
• Fachliche Kenntnisse: Gute Kenntnisse in der Personaladministration, Entgeltabrechnung oder Buchhaltung sowie ein grundlegendes Verständnis arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Zusammenhänge
• Programm- und Systemkenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel sowie Datev; Erfahrung mit ERP-, Abrechnungs- oder Zeiterfassungssystemen von Vorteil
• Arbeitsweise: Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten sowie Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke im internen Austausch