Teamleitung Verwaltung / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

RA-MICRO Köln ist seit über 30 Jahren zuverlässiger Partner von Rechtsanwalts- und Notarkanzleien, Inkassounternehmen und Rechtsabteilungen großer Unternehmen. Als größter Vertriebspartner der marktführenden Kanzleisoftware in Deutschland unterstützen wir unsere Kunden mit fachlicher Expertise, technischer Kompetenz und hohem Serviceanspruch. Wir sind familiengeführt, stehen für Beständigkeit und Professionalität – und wachsen weiter.

Dafür suchen wir dich als Teamleitung der Verwaltung und Assistenz der Geschäftsleitung.

Du verantwortest die kaufmännisch-administrativen Abläufe des Unternehmens.
Du steuerst das Verwaltungsteam, packst selbst mit an und bist zentrale Schnittstelle zur Geschäftsleitung.

Kurz: Überblick behalten, Dinge zu Ende bringen, Zahlen im Griff haben.

• Operative Kernaufgaben (eigene Verantwortung)
• Verwaltung und Pflege von Miet- und Leasingverträgen
• Kontenprüfung und Buchungen (vorbereitend - Datev Kenntnisse erforderlich)
• Rechnungsprüfung, Überweisungen und Lastschriften
• Rechnungsstellung (inkl. Auslieferungen)
• Pflege und Freigabe von Lastschriften
• Mahnwesen
• Monatlicher Kostenüberblick und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Monats- und Jahresabschlussarbeiten (vorbereitend)
• Verwaltung von Bankvollmachten
• Führung der Barkasse
• Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen für die Geschäftsleitung
• Personal- & Lohnvorbereitung
• Zusammenfassung von Lohnänderungen
• Prüfung von Probeabrechnungen
• Freigabe von Löhnen
• Pflege von Mindestlohn-Nachweisen
• Steuerung & Koordination
• Koordination interner und externer Aufträge
• Steuerung und Kontrolle von Einkauf und Bestellungen/Lizenzbuchungen
• Steuerung und Kontrolle administrativer Abläufe
• Qualitätssicherung bei wiederkehrenden Prozessen
• Ansprechpartnerin für Rückfragen aus Team, Buchhaltung und Geschäftsleitung
• Führungsaufgabe
• Fachliche Teamleitung Verwaltung
• Priorisierung, Aufgabenverteilung und Nachhalten
• Sicherstellen, dass Aufgaben erledigt sind und nicht nur verteilt

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund
• Mehrjährige Erfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Office-Leitung mit erster Führungserfahrung
• Sehr sicher im Umgang mit Menschen, Zahlen, Fristen und Prozessen
• Datev-Kenntnisse erforderlich
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, zwischen Detailarbeit und Überblick zu wechseln
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team (4 Personen)
• Vertrauenswürdig, diskret, belastbar
• Was diese Rolle besonders macht
• Du arbeitest selbst operativ mit
• Du hast echten Einfluss auf Struktur, Ordnung und Klarheit
• Du bist nah an der Geschäftsleitung