Front Office Agent (m/w/d)

Herbert Smith Freehills Kramer is a world-leading global law firm, where our ambition is to help you achieve your goals.

Exceptional client service and the pursuit of excellence are at our core. We invest in and care about our client relationships, which is why so many are longstanding. We enjoy breaking new ground, as we have for over 170 years.

As a fully integrated transatlantic and transpacific firm, we are where you need us to be. Our footprint is extensive and committed across the world’s largest markets, key financial centres and major growth hubs.

At our best tackling complexity and navigating change, we work alongside you on demanding litigation, exacting regulatory work and complex public and private market transactions. We are recognised as leading in these areas.

We are immersed in the sectors and challenges that impact you. We are recognised as standing apart in energy, infrastructure and resources. And we’re focused on areas of growth that affect every business across the world.

All of this is achieved by supporting the growth of our people, who help us deliver on our ambition – which is to help you achieve yours.

Herbert Smith Freehills Kramer: Your goals. Our ambition

The Opportunity

Wir sind eine der global führenden Anwaltskanzleien mit Standorten in Afrika, Asien, Australien, Europa, dem Mittleren Osten und den USA.

Für unser wachsendes Büro in Düsseldorf (Broadway Office) suchen wir in unserem Office Operations Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Empfangsassistenz (m/w/d) in unbefristeter Vollzeitanstellung.

• Als Empfangsassistenz (m/w/d) bist Du die erste Ansprechperson für Mandanten, Besucher und Kollegen – und damit ein wichtiger Teil unseres Front Office Teams. Mit Deinem professionellen Auftreten und Deinem Blick für Details sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich und unterstützt verschiedene administrative Prozesse.
• Begrüßung und Betreuung unserer internationalen Mandanten, Besucher und Mitarbeiter und das Erreichen von höchster Gastzufriedenheit
• Buchung, sowie Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume (Auf-/Umbau, Caterings, Service, etc.)
• Mitwirkung bei der Planung und Betreuung von Tagungen, Seminaren und Events
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung der der Empfangsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise in der gehobenen Hotel- oder Dienstleistungsbranche und erste praktische Erfahrungen in einem internationalen Umfeld (z.B. Kanzlei, Unternehmensberatung etc.)
• Gewandtes, sicheres Auftreten, eine sehr hohe Serviceorientierung mit einer positiven Ausstrahlung sowie eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Deutsch auf Muttersprachen-Niveau und sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen sowie mit moderner IT- und (Video-) Konferenztechnik