Teamassistenz & Marketing (m/w/d)

„Organisationstalent mit Digital-Flair gesucht“

Bereit, mit einem familiären Team die Gebäudeautomation weiterzuentwickeln – in einer Wachstumsbranche?

Wir sind ein wachsendes, inhabergeführtes Ingenieurbüro für Gebäudeautomation mit Sitz in Mainz. Unser Team besteht aus acht engagierten Mitarbeitenden, die gemeinsam anspruchsvolle und gesellschaftlich relevante Projekte deutschlandweit planen.

Um unsere Angebots- und Vergabeprozesse sowie die interne Organisation weiter zu professionalisieren, suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit, die Koordinationsaufgaben im Vergabemanagement mit Assistenz- und Organisationstätigkeiten verbindet.

Wichtig: Diese Position ist keine klassische Sekretariatsstelle, sondern eine verantwortungsvolle Koordinationsrolle mit ca. 50 % VgV-/Angebotsmanagement und 50 % Assistenz & Organisation

• VgV-Verfahren (50 % der Arbeitszeit)
• Monitoring relevanter Ausschreibungsplattformen inkl. KI-gestützter Recherche zur Identifikation strategisch passender Marktchancen.
• Analyse potenzieller Verfahren hinsichtlich Marktfit, Wettbewerb und Geschäftsentwicklung.
• Entwicklung markenkonsistenter Angebotspräsentationen sowie visuell und sprachlich optimierter Referenzen.
• Sicherstellung eines einheitlichen Corporate Designs in allen Angebots- und Bewerbungsunterlagen.
• Erstellung klar strukturierter Inhalte (Konzepte, Methoden, Zeitpläne, Organigramme) mit Fokus auf Mehrwertkommunikation.
• Redaktionelle und gestalterische Optimierung aller Angebotsunterlagen.
• Pflege und Weiterentwicklung von Marketing- und Nachweisdokumenten (Mitarbeiterprofile, Referenzen, Unternehmenspräsentationen).
• Organisation und Moderation von VgV-Kick-off-Terminen sowie Vorbereitung der Präsentationsteams.
• Abstimmung mit Projektleitenden zur Erstellung aussagekräftiger Leistungsnachweise.
• Kommunikation mit Vergabestellen (Bieterfragen, Klärungen, Feedback).
• Pflege einer strukturierten Versionierungs- und Dokumentenorganisation.
• 4-Augen-Checks und Nutzung von Checklisten zur Qualitätssicherung.
• Durchführung von „Lessons Learned“ zur kontinuierlichen Verbesserung der Angebotsstrategie.
• Bewertung von Eignungs- und Zuschlagskriterien inkl. Erstellung transparenter Punkteszenarien.
• Termingerechter Upload aller Unterlagen (mind. 2 Tage vor Abgabe).
• Ziel: Strukturierte, fristgerechte und qualitativ hochwertige Abgabe aller VgV-Verfahren.
• Sekretariat & Büroorganisation
• Verwaltung und Einkauf von Büroausstattung inkl. Home-Office-Equipment.
• Administrative Betreuung des Fuhrparks (Rechnungen, Tankkarten, CI-Beklebungen, Fahrzeugbeschaffung).
• Posteingang/-ausgang, Paketannahme, Briefkastenverwaltung.
• Reservierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Besucherempfang.
• Betreuung der Telefonzentrale und des Anrufbeantworters.
• Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen.
• Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit sowie Pflanzenpflege.
• Ziel: Zuverlässige und termingerechte Erledigung aller organisatorischen Kernaufgaben.
• Assistenz der Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und gelegentlich privaten Themen.
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Fragestellungen.
• Planung und Organisation interner Projekte und Events (Weihnachtsfeier, Jubiläen, Firmenevents, Statistiken).
• Organisation und Beschaffung von Weihnachtsgeschenken für Mitarbeitende.
• Nachverfolgung offener To-dos.
• Jährliche Prüfung der Firmenwagenabrechnungen (Kosten, Laufleistung, Tankkosten, Optimierungspotenziale).
• Bestellung von Obstkorb-Benefits inkl. Rechnungsablage.
• Erstellung und Pflege interner Büroregeln.
• Mitwirkung bei der Erstellung von KI-Richtlinien.
• Organisatorische Unterstützung bei der Erstellung von AGBs in Abstimmung mit externen Stellen.
• Unternehmenskommunikation & Referenzen
• Organisation und Durchführung von Kundenumfragen.
• Unterstützung bei Erhebung und Auswertung der Kundenzufriedenheit.
• Versand von Broschüren an Auftraggeber.
• Erstellung neuer Referenzen für Website und LinkedIn bei Projektstart.
• Pflege aller GIT-Referenzen für Website, LinkedIn und VgV-Verfahren.
• Inhaltliche Pflege von Homepage- und Broschüreninhalten.
• Organisation und Versand von Weihnachtsgrüßen an Auftraggeber.
• Ziel: Kontinuierliche Erstellung nutzbarer Referenzen für VgV-Verfahren und Außendarstellung.
• Versicherungen & Verträge
• Prüfung relevanter Verträge in Abstimmung mit externen Partnern (KFZ, Berufshaftpflicht, Ingenieurversicherungen).

• Das bringen Sie idealerweise mit:
• Erfahrung im Assistenzbereich (mind. 3 Jahre), Sekretariat oder in vergleichbarer Rolle – idealerweise in einem Ingenieur- oder Planungsumfeld
• Sehr strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr guter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Hohe IT- und Digitalaffinität (Dokumente, Portale, Tools)
• Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
• Wohnort Mainz oder kleiner 30 Minuten Arbeitsweg
• Organisationstalent & Detailgenauigkeit
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau