Teamassistenz Project & Transformation Office (PTO)(m/w/d)

Als familiengeführte Unternehmensgruppe ist Döhle seit fast 70 Jahren ein verlässlicher Partner in der maritimen Branche. Mit rund 5.000 Mitarbeitenden weltweit - an Bord und an unseren Standorten u.a. in Hamburg, Singapur, Manila und auf der Isle of Man - umfassen unsere Geschäftsfelder zahlreiche Services für den sicheren und effizienten Betrieb von Seeschiffen. Zu unseren Kernkompetenzen gehören das technische Management, die Befrachtung, die Versicherung, der An- und Verkauf von Schiffen sowie vielfältige weitere maritime Dienstleistungen.

Werden Sie Teil des Döhle-Teams und bringen Sie Ihr Know-how in einem international sowie kollegial geprägten Umfeld ein! Für die Peter Döhle Schiffahrts-KG an unserem Hauptsitz in Hamburg.

• Die PETER DÖHLE Schiffahrts-KG ist ein maritimer Dienstleister mit Wurzeln in Hamburg und Heimathäfen auf der ganzen Welt. Wir verstehen uns als traditionsreiche und zugleich zukunftsorientierte Firmengruppe, die maßgeschneiderte Lösungen für die gesamte Schifffahrtsindustrie bereithält. Zur Verstärkung unserer PTO Abteilung, die Projekte und die digitale Transformation steuern, suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz PTO (m/w/d).
• Über die Rolle
• Sie wirken als zentrale organisatorische und administrative Schnittstelle im Project & Transformation Office. Ihr Fokus liegt auf Terminmanagement, Projektorganisation, Kommunikation sowie der Koordination der Aktivitäten innerhalb des Teams.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings & Workshops inkl. Agenda, Unterlagen, Protokollen und Follow‑ups
• Organisation von Räumen und Formaten für Workshops (in Präsenz, hybrid, digital)
• Erstellung und Pflege von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Sammeln und Aufbereiten von Statusinformationen, Pflege von Aufgabenlisten und Meilensteinen
• Strukturierte Ablage in Teams/SharePoint sowie Verwaltung von Projektunterlagen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitglieder
• Punktuelle Unterstützung von Projektleitern und Teammitgliedern im PTO – koordinativ und administrativ

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint; Teams/SharePoint/Excel vorteilhaft)
• Sehr gutes Zeit‑ und Selbstmanagement
• Proaktive und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen