Office Manager / Teamassistenz (gn)

Die TelemaxX Telekommunikation GmbH ist Betreiber von vier Hochsicherheitsrechenzentren in der TechnologieRegion Karlsruhe. Erfolgreich seit 1999 haben wir uns stetig weiterentwickelt und darauf spezialisiert, individuelle Rechenzentrumsflächen, Housing- sowie Managed-Service-Lösungen für die Anforderungen unserer Geschäftskunden zu realisieren. Klassische Telekommunikationsdienste runden unser Gesamtportfolio ab.
Basierend auf einer soliden Gesellschafterstruktur ist TelemaxX ein leistungsstarker und verlässlicher Partner – einzigartig vertreten in der Region mit der Kombination aus eigenen Rechenzentren und eigener flächendeckender Glasfaserinfrastruktur.

Wir suchen zum nächstmöglichen Eintrittstermin einen

Office Manager / Teamassistenz (gn)

Sie möchten unsere Büroorganisation nicht nur durchführen, sondern aktiv gestalten und weiterentwickeln? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Als wichtige Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens sorgen Sie dafür, dass unsere internen Abläufe strukturiert funktionieren, Teams unterstützt und Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Sie übernehmen gemeinsam mit zwei Kolleginnen die Verantwortung für unsere strategischen und operativen Office-Prozesse. Der Empfang und die Betreuung von Besuchern ist dabei ein wichtiger Teil der Aufgabe. Darüber hinaus koordinieren Sie administrative Strukturen, optimieren Workflows und tragen zur Weiterentwicklung unserer internen Organisation bei.

• Freundlicher Empfang von Gästen sowie Sicherstellung eines reibungslosen internen Informations- und Kommunikationsflusses
• Verwaltung des Ticketsystems und des zentralen E-Mail-Posteingangs inklusive strukturierter Priorisierung und Bearbeitung
• Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Büro- und Verwaltungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Team
• Ganzheitliche Koordination der Büroorganisation inklusive Ausstattung, Materialverwaltung und Facility-Management
• Analyse bestehender Abläufe sowie eigenständige Umsetzung nachhaltiger Prozessoptimierungen
• Steuerung externer Dienstleister und Handwerker inkl. Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsarbeiten
• Verantwortung für die Schlüsselverwaltung sowie organisatorische Mitwirkung im Fuhrparkmanagement
• Professionelle Organisation und Vor- bzw. Nachbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Souveränes und professionelles Auftreten – persönlich wie telefonisch
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Verwaltungs- oder Ticketsystemen
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamgeist