Teamassistenz / Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den besten Universitäten Europas. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen uns aus. Dazu kommen starke Allianzen mit Unternehmen und mit wissenschaftlichen Einrichtungen auf der ganzen Welt. Die TUM ist eine der drei ersten Exzellenz-Universitäten Deutschlands. In internationalen und nationalen Rankings schneiden wir regelmäßig hervorragend ab. Über 50.000 Studierende und ca. 12.000 Beschäftigte studieren und arbeiten bei uns.

Das TUM Legal Office ist die Zentrale Rechtsabteilung der TUM. In einem Team von ca. 25 Juristinnen und Juristen sind wir juristische Berater und Dienstleister sowohl für alle Professuren und sonstigen Einrichtungen als auch für alle Hochschulgremien der TUM, insbesondere das Hochschulpräsidium. Zur Verstärkung unseres Abteilungssekretariats suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte und engagierte Teamassistenz / Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden)

• Registratur eingehender Vorgänge mit Excel, Dokumentenmanagement und Datenbankpflege sowie statistische Abfragen,
• erste Anlaufstelle für telefonische und E-Mail-Anfragen an die Abteilung,
• Assistenz der Abteilungsleitung,
• Korrespondenz und Kommunikation in deutscher sowie englischer Sprache unter Anwendung der gängigen MS Office Programme (Word, Outlook, Excel etc.),
• Terminplanung und -verwaltung, sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen,
• Organisation und Betreuung von internen Veranstaltungen,
• Verwaltung und Beschaffung des Bürobestandes,
• Organisation der Arbeitsabläufe innerhalb der Abteilung in Abstimmung mit der Leitung,
• Allgemeines Officemanagement mit Hands-on-Mentalität.

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss,
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wobei die Position auch für Berufsanfänger geeignet ist,
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, jeweils in Wort und Schrift,
• sehr gute Kenntnisse/routinierter Umgang im Hinblick auf MS Office-Anwendungen, sowie die Bereitschaft sich in neue digitale Tools einzuarbeiten,
• eine gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise und ein freundliches Auftreten
• Loyalität und Zuverlässigkeit sowie Freude an der Arbeit im Team,
• Organisations- und Kommunikationstalent sowie ein ausgeprägtes Servicebewusstsein.
• Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und Ihre Souveränität.