Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d)

Wir sind ein international tätiges Architekturbüro und Teil der Schwitzke Gruppe. Mit insgesamt 200 Kolleg:innen an den Standorten Düsseldorf, Berlin, München, Hamburg Krakau, Istanbul, Paris und Riyadh werden weltweit Projekte entwickelt und realisiert. Unser ganzheitlicher Ansatz reicht von der Entwicklung architektonischer Hochbau- und städtebaulicher Konzepte sowie der innenarchitektonischen Konzeption für Projekte in den Bereichen Retail, Gastronomie, Office und Shopping-Center bis zu deren Umsetzung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke

Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d) .

• Pflege der Projekt- und Kundendaten in unserer Unternehmenssoftware (Anlage von Projekten und Projektnummern, Eingabe von Bestellungen und Auftragsbestätigungen, Prüfung der Stundeneinträge, Auswertung von Projektkosten, Verfolgung der offenen Posten etc.)
• Vorbereitung von Verträgen und Angeboten an unsere Kunden:innen nach Vorgabe
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Anwendung unserer Unternehmenssoftware
• Entlastung Deiner Vorgesetzten durch Terminmanagement und Reiseplanung, Planung und Organisation, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost und E-Mails
• Organisation des Onbordings neuer Kolleg:innen
• Schnittstelle zum Team
• Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Interne Kommunikationsschnittstelle
• Bearbeitung aller sonstigen anfallenden Sekretariatsaufgaben

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Auch Quereinsteiger sind herzlich willkommen.
• Erste Berufserfahrung konntest Du bereits sammeln, im Idealfall sogar in einem Architekturbüro.
• Du hast ein sehr gutes Zahlenverständnis sowie hervorragende MS-Office- und Englischkenntnisse. Idealerweise konntest Du bereits erste Erfahrungen mit unserer Unternehmenssoftware WIKO sammeln.
• Eine sichere Kommunikation, Organisationstalent und eine sorgfältige Arbeitsweise sind Deine Stärken.
• Du hast Spaß am Umgang mit Menschen.
• Du bist es gewohnt, auf Zuruf zu arbeiten und selbstständig Prioritäten zu setzen.
• Du bist sehr flexibel und schaust gerne über den Tellerrand.