Referent*in Personaladministration Land/See

SOS Humanity ist eine spendenfinanzierte Organisation für Seenotrettung im zentralen Mittelmeer. Sie wurde 2015 in Berlin gegründet, hat seitdem fast 40.000 Menschen aus Seenot gerettet und ist mit dem Schiff Humanity 1 und künftig auch der Humanity 2 im Rettungseinsatz. Die Vision des gemeinnützigen Vereins ist eine Welt, in der die Menschenrechte aller gewahrt werden und niemand auf der Flucht über das Meer ertrinken muss.

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin suchen wir ab sofort eine*n:

Referent*in Personaladministration Land/See (m/w/d) (80-100%)

• Deine Rolle:
• Als Referent*in Personaladministration Land/See bündelst Du im Backoffice alle Payroll- und Sozialversicherungsthemen für Land- und Seepersonal in einer zentralen Rolle. Organisatorisch bist Du im Administration-Team verankert, arbeitest aber ebenso eng mit dem Crewing-Team zusammen.
• Du stellst sicher, dass Lohn- und Heuerprozesse, Verträge sowie sozialversicherungsrechtliche Themen strukturiert, rechtskonform und effizient umgesetzt werden. Die Rolle verbindet operative Verantwortung mit aktiver Prozessgestaltung und bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Administration und Crewing. Du sorgst für reibungslose, transparente Abläufe und trägst dazu bei, bestehende Strukturen verlässlich weiterzuführen und sinnvoll weiterzuentwickeln – mit einem hohen Anspruch an Genauigkeit und Klarheit.
• Deine Aufgaben:
• Verantwortung für die vorbereitende Lohn- und Heuerabrechnung des Land- und Seepersonals in Zusammenarbeit mit externen Lohn- und Heuerbüros (DE & IT)
• Übermittlung und Prüfung lohnrelevanter Daten sowie Vorbereitung der Abrechnungen zur Freigabe
• Vertragsmanagement für ca. 45 Mitarbeitende an Land (inkl. Praktikant*innen), Freelancer, Minijobber sowie rund 50 Crewmitglieder
• Steuerung der Recruiting-Prozesse für die Berliner Geschäftsstelle in enger Abstimmung mit den Teamleitungen
• Betreuung aller sozialversicherungs- und meldepflichtigen Prozesse im nationalen und maritimen Kontext
• Ansprechperson für Behörden und Ämter (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzämter, Arbeitsagenturen)
• Koordination von Visa- und Aufenthaltsprozessen für Crewmitglieder
• Erstellung und Verwaltung arbeitsbezogener Bescheinigungen (z. B. Zeugnisse, Volunteer Certificates)
• Organisation des Onboardings für das Landteam sowie Koordination der Bundesfreiwilligen
• Pflege, Dokumentation und Weiterentwicklung von HR- und Crewing-Prozessen
• Enge Zusammenarbeit mit Crewing, Operations und Geschäftsführung zur Sicherstellung transparenter und rechtskonformer Abläufe

• Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im HR-Bereich
• Erfahrung im Marine Crewing oder in HR-Prozessen im maritimen und/oder internationalen Umfeld
• Kenntnisse im Seearbeitsrecht; Sozialversicherungsrecht und/oder Heuerabrechnung sind ein Plus
• Routine im Umgang mit Verträgen, Versicherungen und Behörden – auch bei komplexeren Fragestellungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1); Italienischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in DATEV und MXSuite sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und Blick fürs Detail
• Freude an teils auch herausfordernden Vertrags- und Versicherungsthemen
• Teamorientierte Persönlichkeit mit Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
• Starke Identifikation mit den Werten und Zielen von SOS Humanity