Assistent/-in der Geschäftsführung (Verwaltung/Organisation)

Das Institut für Angewandte Bauforschung (IAB) Weimar ist eines der führenden wirtschaftsnahen Forschungsinstitute in Thüringen. Seit über 30 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit Partnern aus Industrie und Wissenschaft innovative Geräte, Verfahren und Materialien für das Bauwesen. Mehr als 120 Mitarbeitende arbeiten bei uns an praxisnahen Lösungen, die die Bauwelt von morgen gestalten. Damit sind wir ein wesentlicher Akteur am Bauforschungsstandort Weimar.
Zur Verstärkung der Verwaltung unseres Instituts suchen wir ab dem 01.02.2026 eine engagierte Persönlichkeit als Assistent/-in der Geschäftsführung. Sie bringen Organisationstalent, Kommunikationsfreude und kaufmännisches Verständnis mit und unterstützen unsere Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

• Koordination von Terminen der Geschäftsleitung
• Empfang, Begrüßung und Betreuung von Gästen
• Betreuung von Konferenzräumen
• Telefonzentrale, E-Mail- und Postbearbeitung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial
• Allgemeine administrative Tätigkeiten
• Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Vereinsangelegenheiten
• Vorbereitung von Tagungen, Ausstellungen und Messen
• Reise- und Terminorganisation
• Professionelle Korrespondenz
• Archivierung

• Ihre Fähigkeiten/Qualifikationen- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Eigenverantwortliche, organisierte und strukturierte Arbeitsweise
• Loyalität und Professionalität
• Souveränes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutsch- (Muttersprachler oder min. Niveau C1) und gute Englischkenntnisse (min. Niveau B1) in Word und SchriftAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung