Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung - mit Deutsch-, Japanisch- und Englischkenntnissen - vorerst befristet auf 2 Jahre

USHIO treibt die Zukunft durch Lichtinnovationen voran. Als eines der wenigen globalen Unternehmen, das sowohl Lichtquellen als auch Komplettsysteme entwickelt – von Lampen für die Halbleiterfertigung bis hin zu hochpräzisen Belichtungsgeräten für Leiterplatten – haben wir in mehreren Branchen den weltweit größten Marktanteil erreicht. Werde Teil unseres Teams aus technischen Expertinnen und Experten, die das unsichtbare Potenzial des Lichts erschließen und unter unserem Motto „Licht schafft eine viel spannendere Zukunft“, Innovationen in der Halbleiter- und Hightech-Industrie vorantreiben.

Als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung spielst du eine entscheidende Rolle dabei, Ushio Industry & Entertainment aktiv mitzugestalten und einen spürbaren Mehrwert zu leisten.

• Executive-Unterstützung & Office-Management: Kalender-, Reise- und Meeting-Management inkl. Vor- und Nachbereitung, Spesen- und Vertragsadministration, Vertraulichkeits- und Fristenkontrolle
• Unterstützung für Geschäftsreisende innerhalb der Ushio-Gruppe
• Mehrsprachige Kommunikation: Erstellung, Übersetzung und Qualitätssicherung von Management-Unterlagen (Präsentationen, Memos, Protokolle, Briefings) in DE/EN/JA; professionelle Korrespondenz mit Geschäftspartnern in EMEA/APAC
• Meeting-Management: Agenda-Steuerung, Materialienbündelung, Protokollführung, Maßnahmenverfolgung (Action Tracking) und Status-Reporting
• Stakeholder- und Schnittstellenmanagement: Koordination mit HR, Finance, Legal, Supply, IT sowie externen Berater:innen; professionelles Besuchs- und Event-Management (Board-Besuche, Delegationen)
• Informationsmanagement: Strukturierte Ablage, Dokumentenversionierung, Datenraum-Pflege; Sicherstellung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben, Aktivitäten im Zusammenhang mit Japanischen Sarbanes-Oxley-Gesetz, Erstellung monatlicher Berichte an die Zentrale, Erstellung und Pflege eines internen Firmennewsletters
• Ad-hoc-Projekte: Unterstützung bei Projekten des Top-Managements (z. B. Standort-Termine, Leadership-Offsites, Business Reviews)

• Mehrjährige Erfahrung (i. d. R. 3–5+ Jahre) als Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz oder Executive Assistant in einem internationalen Umfeld
• Sprachkenntnisse:
• Deutsch: verhandlungssicher/C2, stil- und rechtssichere Schriftkommunikation
• Japanisch: professionelles Niveau (idealerweise JLPT N2/N1), stil- und rechtssichere Schriftkommunikation
• Englisch: sehr gut/C1
• Souverän im Umgang mit Senior Executives, hohe Diskretion und Integrität
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Antizipationsvermögen und Priorisierungsfähigkeit; proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, OneDrive/SharePoint); Affinität zu Tools für Reise-/Spesenmanagement
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium; interkulturelle Kompetenz, Service- und Teamorientierung