Unternehmen
INTERNATIONAL MEDIA ACADEMY IMA UG (haftungsbeschränkt)
Über diese Stelle
Berlin
Admin & Assistance, Assistenz, IT & Tech, Projektmanagement
Teilzeit
Teilweise Remote Work
Über INTERNATIONAL MEDIA ACADEMY IMA UG (haftungsbeschränkt)
Die International Media Academy (IMA) in Berlin sucht eine Projektassistenz / Office-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (20–25 Std/Woche). Die Stelle umfasst organisatorische Aufgaben im Projektmanagement, Büroorganisation und Unterstützung der Geschäftsführung.
Wir arbeiten in internationalen Medien- und Trainingsprojekten und koordinieren Partner in verschiedenen Ländern.
Aufgaben
- Termin- und Kalenderkoordination, Vorbereitung von Meetings, Protokolle, Nachverfolgung von To-dos
- Reiseorganisation (Flüge/Hotels/Transfers) und Zusammenstellung der Unterlagen
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Partnern, Teilnehmenden und Dienstleistern
- Dokumentenmanagement: Ablage, Versionierung, Vorlagen, Unterschriftenläufe
- Pflege von Übersichten/Listen (Excel) und Projekttools (z.B. Monday)
- Unterstützung bei organisatorischen Prozessen, z.B. Angebote einholen und Vergleiche dokumentieren
Fähigkeiten
- Anforderungen- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
- Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace; Excel-Kenntnisse wichtig
- Diskretion, Eigenständigkeit, schnelle AuffassungsgabeAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung
- Erweiterte Kenntnisse: Projektassistenz, Akten, Schriftgut verwalten, Kalkulation, Abrechnung
- Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)
Standort
Adresse
Berlin, Deutschland