Projekt- und Office-Assistenz

Wir sind ein wachsendes Unternehmen im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre individuellen Wünsche in komplexen Projekten optimal, realistisch und in bester Qualität umzusetzen. Dafür suchen wir engagierte, zuverlässige und kompetente Kolleginnen und Kollegen. Wir arbeiten im Team wertschätzend und auf Augenhöhe. Flexibilität, kurze Entscheidungswege und gegenseitige Unterstützung prägen unseren Arbeitsalltag. Wir sind ein dynamisches und dabei familienorientiertes Team, bei dem du und deine Entwicklung im Mittelpunkt stehst – denn wir wollen, dass die Arbeit zu dir und deinem Leben passt!

• Als Projekt- und Office-Assistenz arbeitest du eng mit den Geschäftsführern zusammen und hältst im Hintergrund die Fäden in der Hand. Du koordinierst Termine, unterstützt bei Projekten, bereitest Unterlagen vor und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
• Du arbeitest strukturiert, denkst mit und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird. Dabei bleibst du freundlich, verbindlich und kommunizierst sicher – egal ob per E-Mail, am Telefon oder im persönlichen Austausch.
• Wenn du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, dich aktiv einzubringen und in einem kleinen Team wirklich etwas zu bewegen, freuen wir uns darauf dich kennenzulernen.- Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams im operativen Tagesgeschäft
• Du organisierst das Backoffice im unserem Büro und unterstützt unsere internen Abläufe
• Du pflegst und verwaltest Projektunterlagen und Dokumentationen
• Du erstellst Schriftverkehr, Protokolle, Präsentationen und Auswertungen
• Du kommunizierst mit Kunden, Planern, Partnern und Dienstleistern
• Du erledigst allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

• Wen wir suchen.Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei komplexen Abläufen den Überblick? – Dann könntest du perfekt zu uns passen. Das bringst du mit.- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Wenn du erste Erfahrungen als Sekretärin, Assistenz oder Projektassistenz hast, ist das von Vorteil
• Du gehst sicher mit der Standardsoftware MS Office um
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und zuverlässig
• Du bist kommunikationsstark, teamfähig und packst gerne mit an
• Wenn du Interesse an Technik oder der TGA hast, ist das ein Plus, aber kein Muss
• Wenn du Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung hast, wäre das hilfreich
• Du erfüllst noch nicht alle Anforderungen? Kein Problem! Wir wissen, dass nicht jede:r alles von Anfang an können kann. Wichtig sind Motivation, Lernbereitschaft und die Lust, sich aktiv einzubringen – den Rest entwickeln wir gemeinsam im Team.Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büromaterialverwaltung, Einkauf, Beschaffung, Zahlungsverkehr, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Social-Media-Kommunikation, Buchführung, Buchhaltung
• Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Abrechnung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Kundenberatung, -betreuung, Terminplanung, -überwachung
• Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Büro- und Verwaltungsarbeiten