Assistenz der Geschäftsführung/ Finance & HR Manager (m/w/d)

BludauPartners Executive Consultants GmbH ist eine der führenden Personalberatungen in Deutschland und bietet national und international agierenden Unternehmen mit den Leistungen Executive Search, Executive Assessment und Executive Development einen ganzheitlich integrierbaren Beratungsansatz rund um die Besetzung, Bewertung und Entwicklung von Top-Führungskräften und ausgewählten Expertenpositionen.

Für unseren Geschäftsbereich Executive Search suchen wir am Standort Frankfurt am Main ab sofort und in Vollzeit eine

ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG/ FINANCE & HR MANAGER (M/W/D)

• Executive Support & Steuerung
• Enge operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung sowie Strukturierung von Themen, Entscheidungen und Aufgaben
• Eigenständige Abstimmung zwischen Finance, HR, Office und externen Partnern
• Fristen-, Themen- und Prioritätenmanagement mit Blick auf Abhängigkeiten
• Erstellung von Analysen und Auswertungen für die Geschäftsführung
• Organisation von Geschäftsreisen
• Organisation von Team- und Unternehmensveranstaltungen
• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings
• Finanznahe Administration & Unterstützung
• Betreuung sämtlicher Buchhaltungs- und Finanzprozesse durch die Rechnungserstellung und -prüfung sowie die vorbereitende Kontierung für das Steuerberatungsbüro
• Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und Lieferantenmanagement
• Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussthemen (Fristen, Vorbereitung, Zusammenstellungen)
• Sicherstellung einer sauberen Dokumentation für Steuerberatung und Buchhaltung
• Mitdenken bei Kosten, Budgets und administrativen Optimierungen
• HR-Administration & People Operations
• Verantwortung der administrativen HR-Prozesse (u.a. Vertragserstellung, Onboarding, Offboarding, Dokumentation)
• Pflege von HR-relevanten Übersichten, Kontaktlisten und internen Richtlinien
• Prozesse, Struktur & Dokumentation
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von administrativen, HR- und financebezogenen Prozessen
• Erstellung und Pflege von Richtlinien (z. B. Kreditkarten, Zugänge) Checklisten & Laufzetteln (Onboarding/Offboarding) und internen Leitlinien & Jahresend-Checklisten
• Nachhalten und Einfordern definierter Prozesse im Sinne der Qualitätssicherung
• Entwicklung kleiner Automatisierungen und Kontrollmechanismen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Projektstandards, Prozesse und Tools, wie z.B. der Digitalisierung der Buchhaltungs- und Finanzprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit den Kolleginnen des Backofficeteams, der Geschäftsführung und dem Steuerberatungsbüro
• Souveräne Korrespondenz mit internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern.

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung in Kombination mit relevanter Erfahrung in einer Branche mit hoher Dienstleistungsorientierung, idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung in der Personalberatung und bringen eine hohe Bereitschaft mit, das Geschäftsmodell, aber auch den Markt und die Prozesse durchdringen und verstehen zu wollen
• Nachweisliche Erfahrungen und Erfolge im Bereich Geschäftsführungsassistenz, Buchhaltung- und Personalwesen
• Sicherer Umgang mit allen gängigen Office-Programmen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook und idealerweise mit DATEV
• Eine hohe Einsatzbereitschaft, sicheres Auftreten sowie ein ausgeprägtes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Analytisches und zugleich strategisches Denkvermögen in Kombination mit ausgeprägter "Hands-on"-Mentalität
• Hohe Dienstleistungsorientierung mit Fokus auf hohe interne und externe Kundenzufriedenheit
• Eine kommunikationsstarke Persönlichkeit mit schneller Auffassungsgabe, viel Herzblut und Engagement
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch sowie der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Erfahrung im (agilen) Projektmanagement
• Eine ausgeprägte IT-Affinität, bedingt durch die fortschreitende Digitalisierung in unseren Prozessen
• Sie verfügen über eine hohe und schnelle Auffassungsgabe und haben den Anspruch zu lernen und selbstständig zu arbeiten. Sie denken in Lösungen anstatt in Problemen
• Verhandlungssichere Kenntnisse in Deutsch sowie fließende Englischkenntnisse.