Office Manager (m/w/d) – Front- & Backoffice

Die VIVAVIS AG steht für die digitale Zukunft der Versorgungswirtschaft. Als IT-Systemhaus bieten wir eine einzigartige Verbindung aus Software- und Hardwarelösungen. Dabei richten wir uns konsequent an gesetzlichen Vorgaben und individuellen Anforderungen aus – in Deutschland und international. Unsere rund 800 Mitarbeitenden arbeiten täglich daran, Versorgungsnetze effizienter, resilienter und nachhaltiger zu machen. Im Fokus stehen dabei Anforderungen wie Künstliche Intelligenz, IT-Sicherheit und Cloud-Technologien, die wir gezielt in unsere Lösungen integrieren – für eine intelligente Steuerung komplexer Systeme und eine sichere, zukunftsfähige Infrastruktur.

Für unser Team im Bereich Office Management am Standort Ettlingen suchen wir Sie als

Office Manager (m/w/d) – Front- & Backoffice

Vollzeit | unbefristet

• Als Office Manager sind Sie das „Gesicht“ unseres Unternehmens an unserer Zentrale am Standort Ettlingen. Sie sorgen für den professionellen Ablauf vielfältiger administrativer Prozesse sowohl am Empfang als auch im Bereich Facility Management.
• Empfang und Zentrale: Zu Ihren Aufgaben gehört die Betreuung unserer Besucherinnen und Besucher in Ettlingen. Sie sorgen für ein Wohlfühl-Klima an unserem Standort.
• Bewirtung: Sie stellen eine professionelle und reibungslose Bewirtung unserer Besucherinnen und Besucher sicher. Dazu gehören die Vorbereitung der Meetingräume (Auffüllen von Getränken/Geschirr) sowie die Organisation der Verpflegung.
• Reiseorganisation: Sie buchen Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden (Hotelübernachtungen, Flug- und Bahnreisen).
• Fuhrparkmanagement: Sie koordinieren die Buchung unserer Pool- und Leihfahrzeuge und stimmen Werkstatttermine zuverlässig ab.
• Facility Management: Sie unterstützen die Raumkoordination am Standort, organisieren interne Umzüge, initiieren Instandsetzungsarbeiten und wirken bei der Koordination der unterschiedlichen Arbeitsplätze mit.
• Administrative Tätigkeiten: Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangspost, administrieren allgemeine E-Mail-Postfächer und repräsentieren uns am Telefon. Sie betreuen unsere Besprechungszimmer und unterstützen bei der Durchführung unterschiedlicher Events und Veranstaltungen.

• Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne auch im Bereich Hotel.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung an der Zentrale eines Unternehmens oder an der Rezeption eines Hotels ist zwingend erforderlich. Zusätzlich bringen Sie bereits Erfahrung in den Bereichen Verwaltung und Büromanagement mit.
• Kenntnisse: Ihre Kenntnisse im Bereich Office 365 sind praxiserprobt.
• Sprachkenntnisse: Sie sprechen verhandlungssicher Deutsch und gutes Englisch.
• Persönlichkeit: Sie mögen es, mit vielen unterschiedlichen Menschen im täglichen Ablauf eines Unternehmens zusammenzuarbeiten und durch Ihre Kommunikationsfähigkeit und Ihr Engagement zum produktiven und angenehmen Arbeiten bei uns beizutragen.