Executive Personal Assistant (m/w/d)

Wir sind Kraft von Wantoch – Ihre spezialisierte Personalberatung mit Weitblick und Teil einer starken Unternehmensgruppe, die Recruiting und HR-Marketing ganzheitlich denkt.

Gemeinsam mit unseren Schwestergesellschaften bündeln wir Expertise, Marktkenntnis und Erfahrung, um Menschen und Unternehmen strategisch zusammenzubringen.
Wir bieten maßgeschneiderte Beratungsleistungen an, die professionell, partnerschaftlich sind und das klare Ziel verfolgen: nachhaltige Besetzungen und Partnerschaften.

Ihr neuer Arbeitgeber

Unser Mandant ist ein familiengeführtes Technologieunternehmen der Zukunft bietet zukunftssichere digitale Lösungen an und trägt als Teil der Gesellschaft zu besserem Arbeiten im Gesundheitswesen bei. Deshalb suchen wir Sie für unseren Mandanten als:

Executive Personal Assistant (m/w/d)
Standort in Essen, Vollzeit

• Sie sind im Office Management zu Hause und möchten sich in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion in einem ganz besonderen Umfeld beweisen? Dann laden wir Sie ein, den Aufbau eines Family Office organisatorisch und administrativ mitzugestalten.
• In Ihrer Rolle arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung und der Eigentümerfamilie zusammen und koordinieren von A bis Z deren Tagesablauf: vom Kalender‑ und Terminmanagement über Meetings und Reisen bis zur Korrespondenz.
• Zuverlässig steuern Sie alle Abläufe in „Ihrem“ Office: Sie erstellen und verwalten Dokumente, kümmern sich um Berichte und unterstützen bei Finanz‑, Beteiligungs-, Immobilien- und Vermögensverwaltungsthemen.
• Gleichzeitig bilden Sie die kommunikative Schnittstelle zu Geschäftspartnern wie Banken, Steuer- oder Rechtsberatungen, aber auch zu internen Fachbereichen.
• Last, but not least binden Sie sich in Projekte ein, in denen Sie etwa Events mitgestalten oder das Familiy Business stärken – damit Führung und Familie entspannt arbeiten können.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein (Wirtschafts-)Studium bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz bzw. Executive / Personal Assistant, idealerweise im gehobenen Management oder Family‑Office‑Umfeld
• Mündliche und schriftliche Kommunikationssicherheit in sehr gutem Deutsch und Routine in der Anwendung von MS Office
• Diskretion, Loyalität und starke Organisationsfähigkeit, verbunden mit dem Talent, vorauszuplanen, vernetzt zu denken und lösungsorientiert zu handeln
• Interesse an einer eigenverantwortlichen Arbeit in einem engen, vertrauensvollen Arbeitsverhältnis zur Geschäftsführung
• Eine eigene Meinung und Affinität zu Kultur- und Netzwerkveranstaltungen