Sachbearbeiter:in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Einsatzort: 47051 Duisburg

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg , in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiete EMPI-PST und -RF eine:n

Sachbearbeiter:in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt
(Entgeltgruppe 9a TV-L)

Die Fachgebiete EMPI-PST und EMPI-RF sind zwei drittmittelstarke, international bekannte Einheiten der UDE, die Forschung zur Erzeugung, Charakterisierung und Prozessierung neuer Materialien für Batterien, Brennstoffzellen, Elektrolyse und Elektrosynthese, d.h. vor dem Hintergrund der Energiewende betreiben. Hier suchen wir zur administrativen Unterstützung unseres Teams eine selbständige, erfahrene und engagierte Persönlichkeit die uns dabei kompetent, zuverlässig und flexibel unterstützt.

• Selbständige Kontenverwaltung für Haushalts- und Drittmittel inkl.
• Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen
• Budgetverschiebungen und Umbuchungen
• Verwaltungsmäßige Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Konferenzen, Symposien, Workshops und Vorträgen inkl. Programmplanung und -versand, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Ansprache von Referenten/innen und Betreuung der externen Gäste (auch in englischer Sprache)
• Selbständige Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Durchführen von Bestellungen, Kontierung
• Selbständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung
• Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post mit Mitgliedern (Wissenschaftlern/innen) sowie universitätsinternen und -externen Partnern (auch in englischer Sprache)
• Unterstützung der Außendarstellung (z.B. Unterstützung der Aktualisierung der Website)

• Ausbildungsabschluss als Veranstaltungskaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, European-Management-Assistant, Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, wenn möglich im universitären Zusammenhang
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Gute bis sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office)
• Grundkenntnisse der ERP-Software SAP
• Fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Büroorganisation
• Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien sind von Vorteil
• Aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Flexibilität, viel Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlich- und Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
• Erfahrung in Arbeit mit Content-Management-Systemen zur Unterstützung der Aktualisierung von Websites ist wünschenswert.