Office Manager:in (m/w/d)

Die BBC Studios ist der kommerzielle Geschäftsbereich der BBC und ein globales Medienunternehmen, das sich auf die Entwicklung, Produktion und den Vertrieb von hochwertigen TV- und Medieninhalten spezialisiert hat. Weltweit produziert BBC Studios jährlich über 2.500 Stunden Content und ist in 22 Märkten präsent. In Deutschland verantwortet BBC Studios Germany unter anderem die lokalen Produktionen von Ghosts (WDR), CHABOS (ZDF), Let’s Dance (RTL), Das große Backen und Das 1% Quiz (Sat.1) sowie den Programmvertrieb von hochwertigen Dokumentationen wie Planet Earth und Serienkoproduktionen wie The Famous Five (ZDF).

Für unser Kölner Büro suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager:in (m/w/d) in Vollzeit.

• Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
• Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrolle
• Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
• Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise‑ und Unterkunftsorganisation)
• Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
• Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
• Unterstützung von Kultur‑ und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team‑Events und internen Austauschformaten

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Ausgeprägte Service‑ und Hands‑on‑Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility‑Management‑Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO‑Handling, Budgetgrundlagen)
• Kommunikationsstark – sowohl schriftlich als auch mündlich – und souverän im Umgang mit internationalen Teams
• Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
• Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office‑ oder Beschaffungssystemen
• Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur‑ und Teambuilding‑Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift