Office-Manager (m/w/d), Kostencontrolling & Assistenz der Geschäftsführung

Wir sind ein spezialisiertes Unternehmen für Horizontalspülbohrverfahren (HDD) und Kabeltiefbau. Als Partner regionaler Versorger stehen wir für Präzision unter der Erde und Verlässlichkeit an der Oberfläche.

• Diese Position kombiniert zentrale Bereiche: die kaufmännische Kontrolle der Gemeinkosten sowie die direkte Unterstützung der Geschäftsführung.
• 1. Kaufmännische Steuerung & Gemeinkosten-Controlling
• * Kostenüberwachung: Sie haben ein wachsames Auge auf die allgemeinen Betriebskosten. Sie prüfen die Ausgaben der Mitarbeiter (z. B. Tankkarten, Materialeinkäufe, Mobilfunkrechnungen) auf Plausibilität und Einhaltung der Budgets.
• * Fuhrpark & Reisekosten: Sie verwalten die Firmenfahrzeuge, prüfen Fahrtenbücher und bearbeiten die Reisekosten- und Spesenabrechnungen der Montage-Teams und Bauleiter.
• * Rechnungsprüfung: Vorbereitende Buchhaltung, Prüfung von Eingangsrechnungen und Überwachung der offenen Posten.
• 1. Assistenz der Geschäftsführung
• * Entlastung im Tagesgeschäft: Sie übernehmen die Vorselektion von E-Mails, führen eigenständig Korrespondenzen und überwachen die Einhaltung von Fristen und Wiedervorlagen.
• * Termin- & Reisemanagement: Koordination von Terminen mit Auftraggebern (z. B. Deutsche Bahn, Kommunen) sowie Planung und Buchung von Geschäftsreisen.
• 1. Office Management & Administration
• * Zentrale Anlaufstelle: Sie sind der erste Ansprechpartner am Telefon und Empfang für Kunden, Lieferanten und unsere Mitarbeiter.
• * Büroorganisation: Bestellung von Büromaterial, Verwaltung der IT-Ausstattung (Laptops, Handys) und Organisation der Ablage (digital/analog).
• * Personaladministration: Unterstützung bei der Verwaltung von Personalakten, Urlaubsanträgen und der Zeiterfassung.

• * Analytisches Denken: Sie haben ein ausgeprägtes Zahlenverständnis.
• * Arbeitsweise: Sie arbeiten absolut vertrauenswürdig, diskret und loyal. Zudem besitzen Sie das nötige Durchsetzungsvermögen bei der Einforderung von Belegen und der Einhaltung interner Richtlinien.
• * EDV: Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Outlook).
• * Sprache: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.