Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Office Management

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und für den reibungslosen Ablauf unseres Büros suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Assistenz (m/w/d).Die INTAFORS GmbH ist ein spezialisiertes Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg, das sich auf präventiven Schutz vor kriminellen Aktivitäten sowie auf Ermittlungen im Schadensfall spezialisiert hat. Unser Ziel ist es, Unternehmen und exponierten Persönlichkeiten umfassenden Schutz vor kriminellen Übergriffen zu bieten und sie in allen sicherheitsrelevanten Fragen zu beraten. Wir sind Experten für Forensik, Kriminalistik, Informationsbeschaffung und -bewertung sowie Beratung auf höchstem Niveau.

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings
• Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung und des Teams
• Eigenständige Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz sowie Post- und Paketannahme
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Übersichten
• Büroorganisation sowie Unterstützung interner Abläufe

• Das bringen Sie mit- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich von Vorteil
• Quereinsteiger und Quereinsteigerinnen sind ausdrücklich erwünscht
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Strukturierte, höchst zuverlässige, diskrete und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und ein freundliches Auftreten
• Deutsch auf Muttersprachenniveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Flexibilität, Eigeninitiative und StressresilienzAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Korrespondenz, Präsentation, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement