Team- und Projektassistenz (m/w/d)

Der Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (VRR) ist einer der größten Verkehrsverbünde Europas und präsentiert sich als moderner und wirtschaftlich agierender Mobilitätsdienstleister. Modern sind wir auch als Arbeitgeber. Fairness, Respekt und Toleranz prägen unser Denken und Handeln. Gemeinsam mit unseren rund 200 Mitarbeitenden und mit den weiteren Nahverkehrsakteuren bewältigen wir die anspruchsvolle Aufgabe, in einer heterogenen Metropolregion mit über acht Millionen Einwohnerinnen und Einwohnern, für eine hochwertige öffentliche Mobilität zu sorgen.

Werden Sie innerhalb unseres Kompetenzcenters Sicherheit NRW Teil unseres Teams in Gelsenkirchen als

Team- und Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit (20-25 Std./Wo.), befristet bis 31.12.2027

Ziel der Stelle ist die administrative Unterstützung der Stabsstelle und Mitarbeit bei der Umsetzung von Projekten.

• Teamassistenz
• Inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Recherchearbeiten, Aufbereitung von Unterlagen, Erstellen von Textentwürfen, Präsentationen, Berichte, Statistiken
• Administrative Tätigkeiten, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben, Terminnachverfolgung, etc.
• Organisation von Veranstaltungen und Meeting-Organisation inkl. Abstimmung mit relevanten Personen und Sicherstellung der technischen Ausstattung
• Reiseplanung, Verwaltung der Reisekostenabrechnung
• Projektassistenz
• Projektunterstützung und administrative Projektkoordination
• Mitarbeit bei der Entwicklung von Maßnahmen und Weiterentwicklung von Konzepten
• Entwurf und Aktualisierung von Präsentationen und Berichte für interne und externe Stakeholder
• Erstellen von Auswertungen, Soll-Ist-Vergleiche, einfache Abweichungsanalysen
• Terminverfolgung über den Projektstatus
• Aufbereitung der Finanzplanung
• Pflege von Projektunterlagen, Protokollen und anderen relevanten Dokumenten
• Übernahme von kleineren Teilprojekten
• Sonstige Tätigkeiten die im Zusammenhang stehen, z.B. Übernahme von Sonderaufgaben, für die mit dem VRR verbundenen Institutionen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Fachkaufmann/ Fachkauffrau für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation sowie berufspraktische Erfahrungen in der Büroorganisation oder einer Assistenztätigkeit sowie im Projektmanagement
• Gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Produkte (Windows, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Grundkenntnisse im Bereich von ÖPNV-Dienstleistungen/ Sicherheitsmanagement wären von Vorteil
• Hohe Eigenmotivation eigenständig Aufgaben zu übernehmen sowie proaktive Problemlösung und ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion
• Kompetenz im zwischenmenschlichen Bereich, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit
• Gewisse Flexibilität/ Bereitschaft zu einem zeitlich flexiblen Arbeitseinsatz innerhalb des allgemeinen Arbeitszeitrahmens nach vorheriger Absprache