Teamassistenz (m/w/d) für Notarkostenprüfer

Wir sind eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts mit Sitz in München. Zu unseren Aufgaben zählt insbesondere die Versorgung der ausgeschiedenen Notare im Alter. Außerdem beschäftigen wir fachkundige Mitarbeiter, die den Notaren im Tätigkeitsbereich der Notarkasse zur Dienstleistung zugewiesen werden.

Erweitern Sie unseren Horizont – Kreatives Konzeptionstalent gesucht

Referent (m/w/d) im Bereich Aus- und Weiterbildung

• Unterstützung der Notarkostenprüfer im Tagesgeschäft
• Terminmanagement sowie Organisation und Koordination von Besprechungen einschließlich Raumbuchung
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation
• Vorbereitung von Unterlagen für Kostenprüfungen sowie Erstellung von Begleitschreiben
• Kommunikation und Abstimmung mit der Abteilung Finanzwesen
• Verwaltung und Abgabe von Prüfungsberichten und Stellungnahmen
• Erstellung von Berichten an Präsidenten und Geschäftsführung
• Dokumentenmanagement und elektronische Ablage (u. a. über Enaio)
• Pflege von Daten in internen Systemen
• Verwaltung und Aktualisierung von Informationen zu Notarstellen
• Bearbeitung von Bestellungen sowie Versand- und Bestellwesen von Fachliteratur
• Kommunikation mit Versanddienstleistern und Koordination des Versands
• Unterstützung bei Buchführung und Rechnungserstellung; Pflege umsatzsteuerrelevanter Informationen
• Vorbereitung von Nutzungsvereinbarungen für Notariatsverwaltungen
• Organisation des Postversands und Verwaltung von Siegeln
• Pflege und Aktualisierung von Übersichten; Korrespondenz und Abstimmung mit Steuerberatern
• Unterstützung beim Kosteneinzug und der Rechnungserstellung; Vorbereitung und Einleitung von Mahnverfahren
• Führung von Termin- und Fristenkalendern

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Position kann mit Beschäftigten oder Beamten der zweiten Qualifikationsebene besetzt werden
• Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, idealerweise im Verwaltungsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office; Bereitschaft zur Einarbeitung in Fachverfahren
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten

• Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem fachlich hochqualifizierten und engagierten Team
• Moderner Arbeitsplatz in attraktiver Lage im Herzen Münchens mit familienfreundlichen Arbeitsbedingungen
• Vergütung nach TV-L bzw. nach Bayerischem Besoldungsgesetz (BayBesG) mit üblichen Sozialleistungen (z. B. betriebliche Altersvorsorge)
• Flexible Arbeitsmodelle mit Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Hochwertige, subventionierte Kantine mit täglich wechselnden Gerichten
• Attraktive Angebote rund um Gesundheit und Bewegung, einschließlich regelmäßiger Sportprogramme
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen zur Stärkung des Teamzusammenhalts
• Gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote