Mitarbeiter*in im Office Management (m/w/d)

Die Montag Stiftung Jugend und Gesellschaft ist eine unabhängige gemeinnützige Stiftung und gehört zur Gruppe der Montag Stiftungen in Bonn. In unseren Handlungsfeldern „Pädagogische Architektur“, „Inklusive ganztägige Bildung“ und „Bildung im digitalen Wandel“ engagieren wir uns für eine chancengerechte Alltagswelt, die Kindern und Jugendlichen bestmögliche Entwicklungs- und Bildungschancen eröffnet.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine*n

Mitarbeiter*in im Office Management (m/w/d)

Du bist die erste Ansprechperson unserer Stiftung nach außen. Mit deiner offenen und freundlichen Art nimmst du telefonische Anfragen entgegen, begrüßt Gäste, organisierst den Büroalltag und koordinierst Termine. Zudem unterstützt du die Vorständinnen sowie die Projektleitungen zuverlässig in ihren administrativen und organisatorischen Aufgaben.

unbefristet I Standort: Bonn I ab sofort

• Übernahme der zentralen Stiftungskommunikation (Annahme von telefonischen Anfragen, Beantwortung und Weiterleitung von schriftlichen Anfragen etc.)
• Assistenzaufgaben für den Vorstand (Terminkoordinierung und organisatorische Vorbereitung, Reisebuchung und -abrechnung etc.)
• Unterstützung bei der Buchhaltung: Rechnungen prüfen, Ablage
• Zentrale Büroorganisation (Bestellung und Pflege von Büromaterialien, Pflege des Postein- und Ausgangs, Organisation der eigenen Bibliothek, Unterstützung der Büroleitung etc.)
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und internen Terminen (Team- und Gremiensitzungen etc.)

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau für Bürokommunikation oder vergleichbare Ausbildungen
• Strukturiere Arbeitsweise
• Verantwortungsbereitschaft
• Sehr gute und anwendungssichere Kenntnisse im Umgang mit gängiger Microsoft Office Bürosoftware (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist
• Identifikation mit den Handlungsfeldern der Stiftung