Vorstandsassistent*in (m/w/d) mit Projektmanagementaufgaben

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit eine*n

Vorstandsassistent*in (w/m/d) mit Projektmanagementaufgaben

• Vorstandsunterstützung und Assistenz (ca. 50 %)
• Sie sind die zentrale Schnitt­stelle zum Vorstand und sorgen für reibungs­lose Abläufe:
• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Termin­strukturen und Korrespondenz für den Vorstand
• Planung und Organisation nationaler und inter­nationaler Reisen
• Vorbereitung, Durch­führung und Nach­bereitung von Sitzungen inklusive Protokoll­führung
• Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hoch­rangiger Gäste
• Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
• Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld
• Projektmanagement und strategische Mitgestaltung (ca. 50 %)
• Sie wirken aktiv an instituts­weiten Zukunfts­themen und Veränderungs­prozessen mit:
• Unterstützung und Koordination über­geordneter Projekte (z. B. in den Bereichen Nach­haltig­keit, Inter­nationalisierung, Kommunikation sowie Bau- und Infra­struktur)
• Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisations­entwicklungen
• Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projekt­fort­schritten
• Vorbereitung von Entscheidungs­grundlagen für den Vorstand
• Schnittstellen­management zwischen Wissen­schaft, Administration und externen Partnern
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungs­potenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchs­vollen Assistenz­rollen
• Erfahrung im Projekt­management
• Ausgeprägte Management­kompetenz, hohe Eigen­ständig­keit und Diskretion
• Erfahrung im Umgang mit Veränderungs­prozessen und die Bereit­schaft, diese aktiv mitzu­gestalten
• Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähig­keit, in dynamischen Situationen den Über­blick zu behalten
• Hervorragende organisatorische Fähig­keiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
• Hohe IT-Affinität sowie sicheren Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
• Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienz­steigerung
• Sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten, Kommunikations­stärke und Team­fähigkeit