Administrative Assistenz für die Abteilung Klimaphysik (w/m/d)

Das Max-Planck-Institut für Meteorologie (MPI-M) ist ein multidisziplinäres Zentrum für Klima- und Erdsystemforschung mit Sitz in Hamburg. Es zählt zu den weltweit führenden Forschungsinstituten im Bereich der Klimawissenschaften. Mit seiner Lage im Herzen einer der lebenswertesten und dynamischsten Städte Europas bietet es ein hochgradig internationales und interdisziplinäres Umfeld für wissenschaftliche Forschung sowie Zugang zu modernsten wissenschaftlichen Einrichtungen. Sie können auch einen virtuellen Rundgang über unseren Campus machen.

DIE STELLE

Wir suchen eine gut organisierte, zuverlässige und proaktive Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Instituts als
Administrative Assistenz für die Abteilung Klimaphysik (S-0019 | Teilzeit | W/M/D)

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren.

• In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement.
• ## Zu den Hauptaufgaben zählen:
• Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements
• Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern
• ## Darüber hinaus übernehmen Sie:
• Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs
• Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch)
• Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen
• Vorbereitung und – bei Bedarf – Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle
• Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds
• Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten
• Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten
• Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und mit hoher Präzision sowie Diskretion. Auch in einem dynamischen Umfeld behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten sicher
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Euro-Sekretär:in, Fremdsprachenkorrespondent:in oder in einem kaufmännischen bzw. administrativen Bereich sowie über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktionen
• Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau (zwingend erforderlich) sowie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind versiert im Umgang mit gängiger Bürosoftware und digitalen Tools sowie administrativen Systemen
• Zu Ihren Stärken zählen Zuverlässigkeit, Diskretion und Engagement, ergänzt durch ausgeprägte soziale Kompetenz und Serviceorientierung
• Sie handeln eigenständig, behalten dabei die Prioritäten der Leitungsebene im Blick und überzeugen durch ein sicheres Urteilsvermögen