Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d)

Die Mission des Leibniz-Zentrums für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V. als national und international agierendes Forschungszentrum ist es, an der ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft zu forschen – gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis. Das ZALF ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und unterhält neben dem Hauptstandort in Müncheberg (ca. 35 Minuten mit der Regionalbahn von Berlin-Lichtenberg) weitere Standorte in Brandenburg (Dedelow, Paulinenaue) sowie in Hessen (Gießen, Kassel und Geisenheim).

Das Wissenschaftliche Direktorat des ZALF am Standort Müncheberg ist zuständig für die Unterstützung der strategischen Koordination, zentrale Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf 2 Jahre mit Perspektive der Verstetigung, eine/n

Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d)

• Personalmanagement und administrative Koordination im Direktorat
• Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat
• Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
• Übersicht und Nachhalten/Aufbereiten von Personalunterlagen
• Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren; sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Pflege und Administration direktionseigener Infrastruktur und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer, Lizenzen, Inventar)
• Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
• Wissensmanagement für direktoratsübergreifende Angelegenheiten
• Arbeits- und Gesundheitsschutz im Direktorat, Administration von Arbeitsschutzunterweisungen, Pflege und Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilungen
• Schnittstellenmanagement und Veranstaltungsorganisation
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung, Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung Direktorats interner Regelungen
• Organisatorische Unterstützung ausgewählter Veranstaltungen des Direktorats (intern und extern)
• ​​​​​​​Berichtswesen und Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors
• Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft), Aufbereitung von Informationen für Berichtszwecke
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen und Mitwirkung bei institutsweiten Berichtsanlässen
• Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken des Wissenschaftlichen Direktors;
• Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers des Wissenschaftlichen Direktors, insbesondere bei Terminabstimmungen und Reiseorganisation; Organisatorische Unterstützung bei Besuchen und Terminen von Gästen des Direktors

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
• Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert