Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d)

Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams
sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst eine/n
Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d)
(Sekretariat / Kursbetreuung)

• Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot.
• Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen.
• In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote.
• Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz.
• Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll.
• Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab.
• Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit.
• Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich.
• Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung
• Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit.

• Wir erwarten:- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
• Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache
• sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache
• Gute Englischkenntnisse
• Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet)
• Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC-Tastaturen
• Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit
• Fortbildungsbereitschaft
• Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9-13 Uhr bzw. nachmittags 15-19 Uhr)
• Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste)Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Personalwesen, DTP-Anwendung Publisher (MS Office), Kosten- und Leistungsrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalplanung, Kalkulation, Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Spracherkennungssoftware, Marketing, Notizprogramm OneNote (MS Office), Verwaltungsrecht, Kassenwesen (öffentliche Verwaltung), Leistungsfälle bearbeiten, Haushaltsrecht, Kommunalrecht, Steuerrecht, Drittmittelmanagement, Controlling, Buchführung, Buchhaltung
• Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Abrechnung, Zahlungsverkehr, Einkauf, Beschaffung, Präsentationsunterlagen erstellen
• Expertenkenntnisse: Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ausweis-, Pass- und Meldewesen, Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Protokollieren, Datenübernahme, Datenaufbereitung, Kundenberatung, -betreuung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Korrekturlesen