Mitarbeiter*in (w/m/d) im Bereich Finanzen (Schwerpunkt Drittmittelmanagement und Finanzbuchhaltung)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n motivationsstarke*n, service- und teamorientierte*n

Mitarbeiter*in (w/m/d) im Bereich Finanzen
(Schwerpunkt Drittmittelmanagement und Finanzbuchhaltung)
in Vollzeit oder zwei Teilzeitstellen

• Drittmittelmanagement
• Steuerung von Drittmittelprojekten über den gesamten Projektlebenszyklus (Antragstellung, Bewilligung, Durchführung, Abschluss)
• Prüfung von Förderbedingungen, Richtlinien und Zuwendungsbescheiden
• Erstellung und Überwachung von Projektbudgets, Mittelabrufen und Zahlungsplänen
• Laufende Überwachung von Mittelverbräuchen, Abweichungsanalysen und Forecasts
• Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zwischennachweisen und Abschlussberichten
• Kommunikation mit Fördermittelgebern (z. B. EU, Stiftungen und DFG)
• Beratung von Projektleitungen zu finanziellen, administrativen und förderrechtlichen Fragen
• Dokumentation und revisionssichere Ablage aller projektbezogenen Unterlagen
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Audits und Revisionen
• Finanzbuchhaltung
• Prüfung und Buchung von Aus- und Eingangsrechnungen, Gehältern und internen Leistungsverrechnungen
• Verwaltung und Archivierung von Verträgen durch die Implementierung eines Dokumenten­management­systems (DMS)
• Führung der Anlagenbuchhaltung sowie Inventarisierung
• Unterstützung bei Jahresabschlüssen
• Abstimmung von Bilanzkonten und Klärung offener Posten
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Finanzprozessen und digitalen Workflows (z. B. MACH und DMS)
• Weiterentwicklung des Abrechnungsverfahrens interner und externer Leistungen
• Überprüfung der erfassten Geschäftsvorfälle auf steuerlich richtige Bewertung

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium bzw. vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse sowie kaufmännische Praxiserfahrung
• Erfahrung im Drittmittelmanagement oder in der öffentlichen Finanzverwaltung von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, im Haushalts- und Zuwendungsrechts sowie im HGB
• Sicheren Umgang mit ERP-Systemen (z. B. MACH, SAP etc.)
• Sehr gute Kenntnisse in Excel und datenbasierter Auswertung
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte sowie sorgfältige Arbeitsweise
• Durchsetzungsvermögen, analytisches Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Zahlenaffinität und analytisches Denken
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Projektleitungen und Fördermittelgebern
• Fähigkeit, komplexe Regelwerke verständlich aufzubereiten
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Motivationsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungsprozessen und Bereitschaft, sich in neue Rechtsgrundlagen einzuarbeiten