Schulsachbearbeiter (m/w/d) im Schulsekretariat

Die Gemeinde Ostseebad Karlshagen liegt im Norden der Insel Usedom – zwischen Peenestrom und Ostsee, geprägt von Natur und maritimem Flair.
Die Heinrich-Heine-Schule ist eine öffentlich allgemeinbildende Schule in Trägerschaft der Gemeinde Ostseebad Karlshagen. Sie vereint Grund- und Regionalschulbildung und begleitet rund 330 Schülerinnen und Schüler von der 1. bis zur 10. Jahrgangsstufe auf ihrem Bildungsweg. Die Heinrich-Heine-Schule überzeugt durch eine persönliche Lernatmosphäre, Methodenvielfalt und engagierte Lehrkräfte. Moderne Ausstattung sowie vielfältige Ganztags- und Förderangebote ermöglichen eine individuelle Entwicklung der Schülerinnen und Schüler.
Das Sekretariat ist das „Herzstück“ der Schule und erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Diskretion und Kommunikationsfähigkeit mit sofortiger Einstellung auf den/die jeweilige/n Kommunikationspartner/in.
Die Gemeinde Ostseebad Karlshagen beabsichtigt die Einstellung eines **„Schulsachbearbeiters (m/w/d)“ **zum 01.09.2026 im Schulsekretariat der Heinrich-Heine-Schule Karlshagen.

• sämtliche Schreib-, Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben sowie selbstständiges Vorbereiten von Anschreiben und Meldungen
• Verwaltung allgemeiner Schülerangelegenheiten (schließt die organisatorische Betreuung der Schülerinnen und Schülern mit ein), u.a.
• Bearbeitung von Formularen und Anträgen
• Ausstellung von Bescheinigungen
• Erfassung und Verwaltung von Krankmeldungen
• Anlegen und Pflegen von Schülerakten
• Post- und E-Mail-Angelegenheiten mit Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post
• Ansprechpartner für Schüler, Eltern und Lehrer (Abwicklung des Publikumsverkehrs)
• Telefonbetreuung - Annehmen und Weiterleiten von Informationen
• Ersthelfer bei Unfällen/ Ausbildung sowie Bearbeitung von Unfallanzeigen und Schadensmeldungen
• Beschaffung und Verwaltung von Materialien, einschließlich Überwachung des Budgets
• Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten, insbesondere Kassenführung, Rechnungsbearbeitung, Planung und Überwachung des schulischen Haushalts und der damit verbundenen Aufgaben
• Bearbeitung von Anträgen zu Schülerfahrkarten sowie Verwaltung dieser
• Erstellung von Abschlusszeugnissen unter Anwendung des Zeugnisprogramms
• Archivierungsarbeiten

• Ihr Profil:- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat oder im Bereich Büroorganisation
• sehr gute organisatorische, koordinierende Fähigkeiten und Prozessdenken
• strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• umfangreiche PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie eine sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten
• Fähigkeit, sich immer wieder auf wechselnde Anforderungen einzustellen sowie soziale Kompetenz und Empathie
• pädagogisches Geschick im Umgang mit Schüler/-innen
• sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern,
• Schüler/-innen und Bediensteten anderer Ämter und Institutionen
• Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 07:00 Uhr
• Impfschutz/ Immunität gegen MasernAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Einkauf, Beschaffung
• Erweiterte Kenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Sachbearbeitung, Haushaltswesen (öffentliche Verwaltung)
• Zwingend erforderlich: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Textverarbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung