Assistenz (m/w/d) der Kaufmännischen Geschäftsführung

Assistenz (m/w/d) der Kaufmännischen Geschäftsführung

Das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München (LeibnizLSB@TUM) ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Freising und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unser einzigartiges Forschungsprofil liegt an der Schnittstelle von Lebensmittelchemie und Biologie, Chemosensorik und Technologie sowie Bioinformatik und Maschinellem Lernen. Gemeinsam mit international renommierten Experten forschen wir an Lösungen für eine schmackhafte, gesunde und nachhaltige Ernährung.

Zur Unterstützung der Kaufmännischen Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für eine unbefristete Vollzeitstelle (40 Stunden / Woche) . Die Eingruppierung erfolgt – abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung – bis TV-L EG 9b .

• eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats und Steuerung des Tages­geschäfts der Kaufmännischen Geschäfts­führung
• selbstständige Koordination von Terminen, Fristen, Wieder­vorlagen und prioritären Vorgängen
• Bearbeitung und Koordination der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vorbereitung, Organisation und Nach­bereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungs­vorlagen, Protokollen und Managementunterlagen
• selbstständige Bearbeitung administrativer Frage­stellungen sowie Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für die Kaufmännische Geschäfts­führung
• Koordination bereichs­über­greifender Projekte und Sonder­aufgaben, insbesondere im Rahmen der Digitalisierung und Organisations­entwicklung
• Verantwortung für die Pflege, Weiter­entwicklung und Qualitäts­sicherung digitaler Ablage- und Dokumenten­strukturen
• Betreuung zentraler Prozesse wie IT-Berechtigungen und organisatorischer Abläufe
• Koordination instituts­weiter Abfragen, Daten­zusammen­führungen und Reportings
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und internen Formaten

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Erfahrung im Assistenz­bereich, idealerweise auf Leitungs- oder Geschäfts­führungsebene
• sehr gute Kenntnisse in Organisation, Büro­steuerung und administrativen Prozessen
• überdurchschnittliche Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• hohe IT-Affinität und die Fähig­keit, sich aktiv in laufende Digitalisierungs­projekte einzubringen
• sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse
• strukturierte, eigen­verantwortliche und lösungs­orientierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Kommunikations­fähig­keit, Diskretion und professionelles Auftreten
• Freude an Veränderung und eigenständigem Arbeiten