Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d)

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer abwechslungsreichen Tätigkeit einbringen und mit Ihrer Arbeit einen sinnvollen Beitrag leisten?

Für unser Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm suchen wir Sie als Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (35% – 65%).

• Sie arbeiten im Abteilungssekretariat und übernehmen die Koordination von Terminen sowie die allgemeine Korrespondenz
• Sie organisieren Besprechungen und erstellen sowie pflegen Schulungs- und Besprechungsprotokolle
• Sie verfassen Diagnostikbefunde in den Bereichen Abstammungsbegutachtung, Chimärismusdiagnostik und molekulargenetische Diagnostik und bereiten die entsprechenden Abrechnungsunterlagen vor
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Personalunterlagen, einschließlich Urlaubslisten, Zielvereinbarungen und Neueinstellungen
• Sie arbeiten eng mit Schnittstellen wie Personalabteilung, IT und Qualitätsmanagement zusammen
• Sie koordinieren und betreuen den Ablauf gerichtlicher und privater Aufträge für Paternitätsgutachten im Bereich der Abstammungsbegutachtung in Abstimmung mit der Sachverständigen
• Sie wirken im Qualitätsmanagement mit, insbesondere bei Jahresberichten, Ringversuchen sowie der Erstellung und Pflege von SOPs, Autorisierungslisten und Schulungs- bzw. Re-Qualifizierungsmatrizen

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung wie z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte, MFA / Medizinische Fachangestellte (jeweils m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich sowie in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie modernen digitalen Kommunikationsmitteln
• Fließende Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse Englischkenntnisse von Vorteil
• Freude an verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten, Flexibilität sowie Teamfähigkeit
• Idealerweise eine gewisse Affinität und Interesse zu Themen der molekulargenetischen Diagnostik mit entsprechender Vorerfahrung, jedoch nicht zwingend erforderlich