Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin

Als größte IHK in Nordrhein-Westfalen vertreten wir die Interessen unserer Mitgliedsunternehmen meinungsstark gegenüber Kommunen, Land und Bund, wir organisieren die duale Berufsausbildung und bieten unseren Mitgliedsunternehmen qualifizierte Beratung und Services.

Für den Bereich der Hauptgeschäftsführung sind wir ab sofort auf der Suche nach einer engagierten Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers und der Präsidentin. Unbefristet in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

• In dieser Position übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Assistentin die Organisation und Koordination des Büroalltags und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit den relevanten Schnittstellen im Haus zusammen und unterstützen dabei, Abläufe effizient und strukturiert zu gestalten.
• Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Hauptgeschäftsführer und die Präsidentin, insbesondere Termin- und Kalendermanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation und Betreuung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, insbesondere das Präsidium und die Vollversammlung
• Postfach- und Korrespondenzmanagement sowie strukturierte Weiterleitung eingehender Informationen
• Fristenüberwachung und zuverlässiges Nachhalten von Zulieferungen
• Erstellung und Gestaltung von Präsentationsunterlagen
• Pflege und Aktualisierung von im Verantwortungsbereich liegenden Inhalten auf der Website
• Betreuung der Auszubildenden während ihrer Einsatzzeit im Büro

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich professionelle Büroorganisation oder Assistenz
• Einschlägige Berufserfahrung in der Büroassistenz
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, um in jeder Situation den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Persönliches Engagement und Kundenorientierung auf allen Ebenen
• Teamplayer oder Teamplayerin aus Leidenschaft
• Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Routinierter Umgang mit den Anwendungen von Microsoft 365