Backoffice-Assistenz Datenschutz & IT-Sicherheit (m/w/d)

Wir, die Konzept 17 GmbH, sind ein renommiertes Beratungsunternehmen in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit, IT-Compliance und Künstliche Intelligenz. Mit unseren Standorten in Schuby bei Schleswig und Iserlohn betreuen wir Mandate von Süd-Dänemark bis Nord-Österreich.
Unser Anspruch ist es, komplexe Anforderungen verständlich und praxisnah umzusetzen – transparent, zertifiziert und mit echtem Mehrwert für unsere Mandanten. Als kleines, eingespieltes Team legen wir Wert auf kurze Entscheidungswege, kollegiales Miteinander und eine Unternehmenskultur, in der alle auf Augenhöhe arbeiten.

• Deine Rolle bei unsUnsere Berater betreuen Mandanten in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und Künstliche Intelligenz – von der Erstberatung über laufende Mandate bis hin zu Audits und Schulungen. Damit sie sich voll auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren können, suchen wir eine zuverlässige Backoffice-Unterstützung, die den organisatorischen Rücken freihält.
• Du arbeitest in unserem Büro in Schuby bei Schleswig und unterstützt dort direkt unser Beratungsteam im Tagesgeschäft. Dabei behältst du den Überblick über laufende Mandate, koordinierst Termine und sorgst dafür, dass die organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren.Deine AufgabenRegelmäßige Kernaufgaben:- Bearbeitung und Dokumentation von Mandantenanfragen per E-Mail und Telefon im Datenschutzmanagementsystem (DSMS)
• Vorbereitung von Beratungsterminen – inklusive Aufbereitung relevanter Unterlagen und Vorlagen im DSMS
• Nachbereitung von Terminen: Dokumentation, Formulierung von Beschreibungen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), unterstützt durch KI-Tools
• Terminkoordination und Kalenderführung für drei Berater
• Erstellung und Versand von E-Mails im Auftrag der Berater
• Terminierung von Beratungsgesprächen mit Mandanten
• Korrekturlesen von Dokumenten und E-Mails
• Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen (DSV)
• Aktualisierung von Mitarbeitersensibilisierungen bei Bedarf
• Ergänzende Aufgaben nach Bedarf:
• Recherche zu regulatorischen Themen nach Vorgabe
• Vorbereitung von Schulungsunterlagen für Mandanten
• Erstellung von LinkedIn-Beiträgen
• Mitwirkung bei der Erstellung von BAFA-Berichten und Audits
• Planung und Organisation von Dienstreisen inklusive Hotelbuchung

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis im Büromanagement, Sekretariat oder einer Kanzlei- bzw. Beratungsumgebung
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und Excel
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch – E-Mails und Dokumente werden im Namen der Berater erstellt
• Strukturierte, genaue Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein – Dokumentationen im DSMS müssen korrekt und vollständig sein
• Erfahrung in der Terminkoordination für mehrere Personen gleichzeitig
• Kommunikationsstärke im Umgang mit mehreren Ansprechpartnern an unterschiedlichen Standorten
• Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und wechselnden Prioritäten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Mandantendaten
• Eigeninitiative und vorausschauendes Arbeiten – die Berater sollen entlastet, nicht zusätzlich koordiniert werden
• Von Vorteil, aber kein Muss:
• Grundverständnis für Datenschutz- oder Compliance-Themen – kein Expertenwissen erforderlich, aber inhaltliche Orientierung ist hilfreich
• Erfahrung mit Datenschutz- oder Managementsoftware
• Kenntnisse in der Reisekostenabrechnung oder Reiseplanung