Sachbearbeiter*in (m/w/d) PJ-Büro Medizin

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaber*in sind Sie im Referat Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Stelleninhaber*in sind Sie insbesondere für die organisatorische Abwicklung des Praktischen Jahres (PJ) verantwortlich. Das Praktische Jahr (PJ) ist der letzte Abschnitt des Medizinstudiums und dient der Anwendung und Vertiefung des theoretischen Wissens am Patientenbett unter fachärztlicher Supervision.
Wir suchen eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Organisationsgeschick.

In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) PJ-Büro Medizin

Kennziffer: Tech26151
* Start: nächstmöglich
* Vollzeit
* Vergütung nach E9a TV-L
* unbefristet

• Organisatorische Abwicklung des Praktischen Jahres (PJ) (50 %):
• administrative Betreuung des Bewerbungsverfahrens, inklusive Pflege und Betreuung des PJ-Portals
• Beratung von Studierenden im und zum PJ / PJ im Ausland
• eigenständige Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Informationen zum PJ z. B. über das Lernmanagementsystem Moodle oder die Webseite Austausch mit prozessbeteiligten Personen (u. a. am UK OWL)
• Ausgabe von PJ-Logbüchern
• Organisation von PJ-Informationsveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Prüfungsamt
• Koordination und Mitwirkung bei der Organisation der M3-Prüfungen (50 %)

• Das erwarten wir
• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten Beruf aus dem Verwaltungs-, Bildungs-, Gesundheits- oder organisatorischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• exzellenter Umgang mit den gängigen Office-Programmen, insbesondere Excel, bzw. IT-Anwendungen und Datenbanksystemen
• sehr gute organisatorische und planerische Fähigkeiten
• hohe Belastungsfähigkeit, insbesondere in Zeiten mit großem Arbeitsaufkommen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Software- Lösungen
• verhandlungssichere Kommunikation in Deutsch in Wort und Schrift, insbesondere auch in schwierigen Situationen (z. B. wegen Zeitdruck, unterschiedlicher Positionen u. ä.)
• Grundkenntnisse in Englisch
• Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Freude im Umgang mit Menschen
• zuverlässiges, selbständiges sowie lösungsorientiertes Arbeiten (Hands-On Mentalität)
• Gender- und Diversitykompetenz
• Das wünschen wir uns
• idealerweise Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung oder im klinischen Kontext
• Erfahrung in der Arbeit mit dem PJ-Portal
• Erfahrung mit Lernmanagementsystemen (z. B. moodle)
• Kenntnisse von Prozessen und Strukturen der Gesundheitsversorgung und der studienorganisatorischen Anforderungen in der Medizin
• Kenntnisse im Umgang mit Rechtsnormen