Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Seit 1960 versorgen wir als europaweit führendes Familienunternehmen gewerbliche und institutionelle Groß- und Kleinkunden mit Reinigungs-, Hygieneartikeln sowie Arbeitsschutzausrüstung.
Unser Unternehmen baut den technischen Service im Bereich Reinigungsrobotik, Reinigungsmaschinen und Dosiertechnik weiter aus und sucht hierfür eine erfahrene Führungspersönlichkeit für die Leitung unserer Elektro- und Maschinen-Werkstatt. Die Position verantwortet die fachliche, organisatorische und wirtschaftliche Steuerung der gesamten Werkstattorganisation und stellt den technisch einwandfreien Betrieb sowie die kontinuierliche Einsatzfähigkeit aller Systeme sicher.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben. Sie sorgen dafür, dass Termine, Informationen, Unterlagen und Abstimmungen zuverlässig zusammenlaufen, und übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen, externen Geschäftspartnern und Bewerbenden.
• Konkret heißt das:
• Sie übernehmen die professionelle schriftliche, telefonische und digitale Korrespondenz der Geschäftsführung.
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Wiedervorlagen und interne Abstimmungen.
• Sie bereiten Meetings, Geschäftsführungsrunden und Tagungen organisatorisch vor und nach.
• Sie erstellen Protokolle, Gesprächsnotizen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und strukturierte Übersichten.
• Sie behalten offene Punkte, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für eine zuverlässige Nachverfolgung.
• Sie organisieren Geschäftsreisen einschließlich Buchung, Ablaufplanung, Unterlagenmanagement und Abstimmung der Reisekosten.
• Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Besprechungen und Tagungen.
• Sie übernehmen ausgewählte organisatorische Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung.
• Sie unterstützen im Teilbereich Recruiting, insbesondere bei Bewerberkommunikation, Terminabstimmung, Pflege von Bewerbungsunterlagen und administrativer Begleitung von Auswahlprozessen.
• Sie wirken bei Sonderaufgaben und kleineren Projekten im organisatorischen, administrativen und HR-nahen Bereich mit.
• Sie fungieren als verlässliche Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern.
• Kurz gesagt:
• Sie schaffen Struktur im direkten Umfeld der Geschäftsführung, bereiten Themen professionell vor, behalten Prioritäten im Blick und sorgen dafür, dass organisatorische und vertrauliche Aufgaben zuverlässig umgesetzt werden.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftlicher Hintergrund oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Koordination
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Geschäftsleitung oder oberer Führungsebene von Vorteil
• Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eigenständige Steuerung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in deutscher Sprache
• Gute Englisch- oder Französischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung in der Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Entscheidungsvorlagen
• Strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise sowie Interesse an Recruiting-, Personal- und Organisationsthemen